ダイヤモンド社のビジネス情報サイト
あなたの1日は27時間になる。
【第6回】 2015年12月15日
著者・コラム紹介バックナンバー
木村聡子

パソコンフォルダは「4つ」でOK!
データがすぐ見つかるオススメ管理法

「あれ? あのファイルはどこだっけ?」と、パソコンでデータを探してもなかなか見つけられない。こんなご経験はないでしょうか。本日は、フォルダの管理法についてお伝えします。

パソコンのフォルダ、
いくつありますか?

 私は、仕事の資料は極力紙ではなく、電子データでもつようにしています。紙より場所を取らないし、探すのもラクだからです。

 ただし、電子化する上で気をつけなくてはいけないのが、「探すのをラク」にするためのルールです。このルールを徹底しないと、逆に電子データは、縦覧性に乏しい(パラパラめくることができない)ため、紙よりめんどうなことになってしまいます。

 まず注意したいのが、フォルダです。深い階層には絶対にしないこと。なぜなら、ファイルの命名さえしっかりしておけば、今のパソコンは処理速度が速いので、検索でファイルを探すことも充分可能だからです。

 「あのファイルはどこだっけ?」と探しまくる人ほど、フォルダの階層が深い傾向にあります。ファイルの保存・管理をフォルダに頼ってしまうと、パソコンで検索をかけたとき、同じ名前のファイルばかり出てくるようになります。また、マウス操作の手が滑ったときに、ファイルが別の場所に移動してしまい、それが原因でファイルが行方不明ということにもなりがちです。

 では実際に、私がどのようにフォルダ分けしているかについてお話しします。データドライブの中には、4つのフォルダしか設けていません。

パソコンのフォルダは4つで大丈夫! その理由は?

 フォルダ名は「KIM(私の名字、木村の略)」「Work」「SCAN」「Others」です。それぞれ、次のデータを格納しています。

 「KIM」…事務所の経理、総務に関するデータ。使い回しのきくテンプレートなど。
 「Work」…顧客のデータや、執筆原稿のデータなど。
 「SCAN」…事務所のスキャナーで取り込んだデータの一時保管場所。
 「Others」… 上記に該当しないデータの保管場所。例えば、セミナーや研修の資料など。

 そして、「KIM」「SCAN」「Others」フォルダについては、その階層下にまったくフォルダを配していません。

 「Work」だけはその階層下にさらに顧客ごとのフォルダを配しています。その際、フォルダ名の頭には4ケタの顧客番号をつけています。私の事務所では顧客番号を「申告書の提出期限月+顧問契約した順番」で管理しているので、フォルダ名でソートすると、決算月の順番に並ぶことになります。これで各フォルダにアクセスしやすくなるというわけです。具体的な運用イメージを図にしましたので、ご覧ください。

フォルダは4つでも充分運用できる!

 フォルダ名に2~4ケタの番号をつけ、ソート機能で整然と並べるというフォルダ管理法は、さまざまな職種の方にも応用可能です。繰り返しになりますが、どのような職業・職種であっても、「階層はせめてデータドライブ下1~2程度。それ以上深くしない」を心がけるようにしてください。

スペシャル・インフォメーションPR
ダイヤモンド・オンライン 関連記事
コピー1枚とれなかったぼくの評価を1年で激変させた 7つの仕事術

コピー1枚とれなかったぼくの評価を1年で激変させた 7つの仕事術

Shin 著

定価(税込):本体1,400円+税   発行年月:2017年7月

<内容紹介>
たった1年で、ド落ちこぼれを外資系コンサルティングファームのマネジャーにまで成長させた超実践的成長ノウハウ! 「指摘のドラフトメール一元化」「最強のTodoリスト」……などコピー取りすらろくにできなかった20代の若手コンサルタントが、自分を変えるために必死で考えたオリジナルの7つの仕事術を紹介。

本を購入する
ダイヤモンド社の電子書籍

(POSデータ調べ、7/2~7/8)



税理士。木村税務会計事務所所長。
1991年、法政大学法学部卒業後、一般企業に就職。その直後のバブル崩壊で
「会社に頼らない生き方をしよう」と決意。手に職をつけるべく、
会計事務所に転職しフルタイム勤務をしながら、実質3年で税理士試験合格。
2000年に開業。

「これで自分の望む人生が手に入る!」と思ったのもつかの間、
休日もなく、朝早くから終電まで働く日々が始まる。
次第に、顧客が忙しさの元凶であるかのごとく、被害者意識を感じるまでに。
心身ともに疲れ果てたある日、「自分は何のために働いているんだろう」を考え抜き、
仕事のやり方・考え方を一新する。

6年の試行錯誤の結果、労働時間は激減。プライベートを充実させるだけではなく、
「もっと自分の価値を高めないと」という思いから、
空いた時間を
セミナー講師としての技量磨きや、
顧客への情報提供の一環としてブログ執筆に充てる。
その結果、講師業、作家業と、活動の幅が大きく広がり、年収も倍増。
現在は、顧問税理士としてだけではなく、
税務や資金調達に関するセミナー講師
としても高い評価を得ており、
年間数十講演をこなしている。


著書に『注文の多い料理店の消費税対応』(中央経済社)がある。
趣味は全国各地の球場に足を運んでのプロ野球観戦。


あなたの1日は27時間になる。

誰にも邪魔されない「自分だけの3時間」の作り方!
残業続きで終電族。毎日疲弊し、心身ともに疲れ果てた著者が、
「仕事漬けの人生を変えたい! 」と一念発起。
仕事の効率化とスピードアップで、「残業ゼロ・年収倍増」を実現!
その全メソッドを公開!

「あなたの1日は27時間になる。」

⇒バックナンバー一覧