ダイヤモンド社のビジネス情報サイト
あなたの1日は27時間になる。
【第6回】 2015年12月15日
著者・コラム紹介バックナンバー
木村聡子

パソコンフォルダは「4つ」でOK!
データがすぐ見つかるオススメ管理法

「あれ? あのファイルはどこだっけ?」と、パソコンでデータを探してもなかなか見つけられない。こんなご経験はないでしょうか。本日は、フォルダの管理法についてお伝えします。

パソコンのフォルダ、
いくつありますか?

 私は、仕事の資料は極力紙ではなく、電子データでもつようにしています。紙より場所を取らないし、探すのもラクだからです。

 ただし、電子化する上で気をつけなくてはいけないのが、「探すのをラク」にするためのルールです。このルールを徹底しないと、逆に電子データは、縦覧性に乏しい(パラパラめくることができない)ため、紙よりめんどうなことになってしまいます。

 まず注意したいのが、フォルダです。深い階層には絶対にしないこと。なぜなら、ファイルの命名さえしっかりしておけば、今のパソコンは処理速度が速いので、検索でファイルを探すことも充分可能だからです。

 「あのファイルはどこだっけ?」と探しまくる人ほど、フォルダの階層が深い傾向にあります。ファイルの保存・管理をフォルダに頼ってしまうと、パソコンで検索をかけたとき、同じ名前のファイルばかり出てくるようになります。また、マウス操作の手が滑ったときに、ファイルが別の場所に移動してしまい、それが原因でファイルが行方不明ということにもなりがちです。

 では実際に、私がどのようにフォルダ分けしているかについてお話しします。データドライブの中には、4つのフォルダしか設けていません。

パソコンのフォルダは4つで大丈夫! その理由は?

 フォルダ名は「KIM(私の名字、木村の略)」「Work」「SCAN」「Others」です。それぞれ、次のデータを格納しています。

 「KIM」…事務所の経理、総務に関するデータ。使い回しのきくテンプレートなど。
 「Work」…顧客のデータや、執筆原稿のデータなど。
 「SCAN」…事務所のスキャナーで取り込んだデータの一時保管場所。
 「Others」… 上記に該当しないデータの保管場所。例えば、セミナーや研修の資料など。

 そして、「KIM」「SCAN」「Others」フォルダについては、その階層下にまったくフォルダを配していません。

 「Work」だけはその階層下にさらに顧客ごとのフォルダを配しています。その際、フォルダ名の頭には4ケタの顧客番号をつけています。私の事務所では顧客番号を「申告書の提出期限月+顧問契約した順番」で管理しているので、フォルダ名でソートすると、決算月の順番に並ぶことになります。これで各フォルダにアクセスしやすくなるというわけです。具体的な運用イメージを図にしましたので、ご覧ください。

フォルダは4つでも充分運用できる!

 フォルダ名に2~4ケタの番号をつけ、ソート機能で整然と並べるというフォルダ管理法は、さまざまな職種の方にも応用可能です。繰り返しになりますが、どのような職業・職種であっても、「階層はせめてデータドライブ下1~2程度。それ以上深くしない」を心がけるようにしてください。

スペシャル・インフォメーションPR
ダイヤモンド・オンライン 関連記事
まいにち小鍋

まいにち小鍋

小田真規子 著

定価(税込):本体1,100円+税   発行年月:2016年11月

<内容紹介>
簡単で安くて、ヘルシー。ポッカポカの湯気で、すぐにホッコリ幸せ。おひとりさまから共働きのご夫婦までとっても便利な、毎日食べても全然飽きない1〜2人前の小鍋レシピ集!「定番鍋」にひと手間かけた「激うま鍋」。元気回復やダイエットに効く「薬膳鍋」や、晩酌を楽しみたい方に嬉しい「おつまみ鍋」など盛り沢山!

本を購入する
著者セミナー・予定
(POSデータ調べ、11/20~11/26)


注目のトピックスPR


税理士。木村税務会計事務所所長。
1991年、法政大学法学部卒業後、一般企業に就職。その直後のバブル崩壊で
「会社に頼らない生き方をしよう」と決意。手に職をつけるべく、
会計事務所に転職しフルタイム勤務をしながら、実質3年で税理士試験合格。
2000年に開業。

「これで自分の望む人生が手に入る!」と思ったのもつかの間、
休日もなく、朝早くから終電まで働く日々が始まる。
次第に、顧客が忙しさの元凶であるかのごとく、被害者意識を感じるまでに。
心身ともに疲れ果てたある日、「自分は何のために働いているんだろう」を考え抜き、
仕事のやり方・考え方を一新する。

6年の試行錯誤の結果、労働時間は激減。プライベートを充実させるだけではなく、
「もっと自分の価値を高めないと」という思いから、
空いた時間を
セミナー講師としての技量磨きや、
顧客への情報提供の一環としてブログ執筆に充てる。
その結果、講師業、作家業と、活動の幅が大きく広がり、年収も倍増。
現在は、顧問税理士としてだけではなく、
税務や資金調達に関するセミナー講師
としても高い評価を得ており、
年間数十講演をこなしている。


著書に『注文の多い料理店の消費税対応』(中央経済社)がある。
趣味は全国各地の球場に足を運んでのプロ野球観戦。


あなたの1日は27時間になる。

誰にも邪魔されない「自分だけの3時間」の作り方!
残業続きで終電族。毎日疲弊し、心身ともに疲れ果てた著者が、
「仕事漬けの人生を変えたい! 」と一念発起。
仕事の効率化とスピードアップで、「残業ゼロ・年収倍増」を実現!
その全メソッドを公開!

「あなたの1日は27時間になる。」

⇒バックナンバー一覧