仕事に追われる人が陥る
「今週中に終わればいい」という甘い罠

仕事の段取りと仕事量の両方をつかむ

 前回までのようにタスクやアポイントメントを書き出していくと、自分の仕事（アポイントメントとタスク）を、二つの視点で見ることができます。

 二つの視点で見ることは、それほど難しいことではありません。

 一つの視点は、仕事の流れや段取りをつかむ視点です。タスクの部分を横に見れば、この週に仕事をどう進めていくか、その流れがイメージできますし、どのタスクをいつやる予定か具体的にわかります。

 もう一つの視点が、仕事量を見る視点です。仕事量はアポイントメントとタスクの合計ですから、それぞれの所要時間を見積もって合計すれば、その日の仕事量がわかります。しかし、これを細かく計算するのはちょっと面倒。そこで、簡単なやり方にします。

 まず、タイムスケジュールの中の「空き時間」がどのくらいあるか確認します。仮に空き時間が「4時間ちょっと」だとして、次にその日に予定しているタスクの所要時間を考えます。「この二つで30分」「これは1時間半」という感じです。その合計が先ほどの「4時間ちょっと」よりも短ければＯＫですし、長ければアウト。タスクのいずれかを別の日に移した方がよさそうです。タスクを書き込む時点でこういう見方ができると、仕事量が多くなりすぎて困ることはありません。

見えれば避けられる「時間のトラブル」
「仕事量の波」を減らす

 今までお話したように、自分の仕事（アポイントメントとタスク）を「見える化」していくと、タイムマネジメントの計画ができてきます。この「見える化」ができると、仕事の進め方で起こりがちな問題が未然に防げます。