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24時間じゃ足りないあなたへ 時間貧乏からの脱出法
【第5回】 2010年12月9日
著者・コラム紹介バックナンバー
水口和彦 [(有)ビズアーク取締役社長]

仕事に追われる人が陥る
「今週中に終わればいい」という甘い罠

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仕事の段取りと仕事量の両方をつかむ

 前回までのようにタスクやアポイントメントを書き出していくと、自分の仕事(アポイントメントとタスク)を、二つの視点で見ることができます。

 二つの視点で見ることは、それほど難しいことではありません。

 一つの視点は、仕事の流れや段取りをつかむ視点です。タスクの部分を横に見れば、この週に仕事をどう進めていくか、その流れがイメージできますし、どのタスクをいつやる予定か具体的にわかります。

 もう一つの視点が、仕事量を見る視点です。仕事量はアポイントメントとタスクの合計ですから、それぞれの所要時間を見積もって合計すれば、その日の仕事量がわかります。しかし、これを細かく計算するのはちょっと面倒。そこで、簡単なやり方にします。

 まず、タイムスケジュールの中の「空き時間」がどのくらいあるか確認します。仮に空き時間が「4時間ちょっと」だとして、次にその日に予定しているタスクの所要時間を考えます。「この二つで30分」「これは1時間半」という感じです。その合計が先ほどの「4時間ちょっと」よりも短ければOKですし、長ければアウト。タスクのいずれかを別の日に移した方がよさそうです。タスクを書き込む時点でこういう見方ができると、仕事量が多くなりすぎて困ることはありません。

見えれば避けられる「時間のトラブル」
「仕事量の波」を減らす

 今までお話したように、自分の仕事(アポイントメントとタスク)を「見える化」していくと、タイムマネジメントの計画ができてきます。この「見える化」ができると、仕事の進め方で起こりがちな問題が未然に防げます。

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水口和彦 [(有)ビズアーク取締役社長]

1967年石川県生まれ。大阪大学大学院理学研究科修士課程終了後、住友電気工業株式会社に入社。自動車用ブレーキパッドのエンジニアとして、社内トップのヒット商品を開発。エンジニア時代に数々の時間管理手法を試すが、その手法の効率の悪さに納得できず、時間管理について研究を開始。試行錯誤の結果、シンプルでムダのない時間管理手法を確立。これが好評となり、さらに時間管理を普及させるために独立し、現在に至る。ホームページ「時間管理研究所」


24時間じゃ足りないあなたへ 時間貧乏からの脱出法

「仕事に追われてばかり」「やりたいことがあるのに、忙しすぎてちっともできない…」。「仕事」や「時間」についての悩みは、現代のビジネスパーソンに共通するものです。時間が足りないという悩みそのものは、今に始まったことではありませんが、その深刻さは年々深まっているように思えます。仕事の結果を出しながら、仕事時間は減らしていく。本当に、そんなことができるのでしょうか?そのポイントを紹介しましょう。

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