いまだに電話やはがき、掲示板が中心
IT化から遅れているマンション管理組合
技術先進国なのに、いまだにFAXが堂々と生き残っているのは、諸外国から見た日本の“七不思議”の一つらしいが、マンション管理組合はさらに後れをとっている紙社会だ。
まず、重要書類が電子化されていない。管理会社とのやり取りは、もっぱら郵便、電話。集会のスケジュール調整は往復はがきで希望日を確認。組合員同士のコミュニケーションは立ち話。ほとんどのお知らせは掲示板のみ、というのが実態だ。
これでは住民本位の管理組合運営は不可能だ。管理会社も、住民間のコミュニケーションは少ない方が主導権を握れるからなのか、ＩＴ化に熱心とは言い難い。
しかしマンション管理組合のＩＴ化は、単に重要書類保全に必要なだけではなく、住民本位のマンション管理組合運営を実現する鍵となるツールなので、その活用法についてご紹介したい。
待ったなし、手遅れにならないうちに
ぜひ電子化すべき重要書類
紙の情報はかさばる上に保存性もよくない。量が増えれば必要情報の検索も困難だ。今時、重要書類を紙のままだけで保存しておく企業はないし、個人レベルでも書類のデジタル化が進んでいる。
ところが多くのマンションでは、設計図面、構造計算書、確認申請書などの重要書類が、管理人室の片隅に埃をかぶってたたずんでいる。
これらの書類は、大規模修繕計画、工事に不可欠であるばかりか、排水管等の応急修理、機械式駐車場の改修など多くの修繕や工事にも必要だ。いざトラブル発生となって、探し回ってようやく引っ張り出されるというのはいい方で、いつの間にか紛失してしまっているというケースも少なくない。
