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あなたの1日は27時間になる。
【第3回】 2015年12月10日
著者・コラム紹介バックナンバー
木村聡子

9割の人がハマる「仕事の渋滞」
5つのチェックポイント、あなたは大丈夫?

「がんばっているのに、仕事が終わるどころか、どんどん溜まっていく……」。こんなご経験はありませんか?その原因は、あなたの能力が低いからでも、仕事が多過ぎるからでもないのです。

どんなにがんばっても
仕事が終わらない。なぜ?

 「がんばっているのに時間が足りない」「仕事が終わらず、今日も残業だ」という声をよく耳にします。その原因は「仕事の渋滞」にあります。

 本日のテーマは、この「仕事の渋滞」です。まず「仕事の渋滞」とは何かをお話ししましょう。「仕事の渋滞」とは、次のような状態のことを指します。

・仕事をこなしても、量が減るどころかどんどん溜まっていく(量の問題)
・仕事が思うように進まず、時間ばかりかかってしまう(速さの問題)

 仕事が思うように捗らず、滞っている状態に心当たりはありませんか。まさに、お盆や年末に車の「量」が増え、合流地点や事故現場があることで「速度」が落ち、車の渋滞が起きるがごとく、です。

がんばっているのに、仕事が終わるどころか、どんどん溜まる。どうすれば?

 まずは「あなたの渋滞度チェック」をしてみましょう。このチェック項目、あなたはいくつ当てはまりますか?

(1)日々仕事に追われている感じが強い
 四方八方から仕事が降ってくるように感じたり、仕事を完了させても、入ってくる仕事のほうが多いと感じたりしていませんか?

(2)自分がどういう仕事を抱えているのか、わからない
 自分がやるべきことや依頼されていることを思い出そうとしても、すぐには浮かばなかったり、「あれ、忘れてた!」とモレがある状態にありませんか?

(3)1日が終わったときに「今日は○○をしたぞ!」という達成感がない
 上司や顧客からの催促や期限に追われ、ばたばたしているときなど、1日の仕事を終えて帰宅の途についているときに、ふと「今日1日、何をやったかな?」と思い出せない、達成感がないということはありませんか?これは、仕事の流れを自分で作ることができず、期限や催促に追われ翻弄されている状態を表しています。

(4)書類や郵便物に囲まれている
 私は経理や会計系の仕事なので特に感じるのですが、書類の流れと仕事の流れはリンクしています。仕事が流れていないと、必然的にそれに伴う書類などが溜まっていきます。「デスクまわりが片づかないなぁ……」と感じたら、それも「仕事の渋滞」のサインです。

(5)仕事を先送りしては、ラクになった気分になりホッとしている
 仕事が溜まった場合、本来はその仕事をこなしていくことで仕事の詰まりを解消し、自分をラクにすべきなのですが、手に負えなくなると、上司や顧客に頼んで期限や締め切りを延ばしてもらうことで、自分をラクにしようとするようになります。

 いかがでしょうか。1つぐらいは心当たりがあるのではないでしょうか?3つ以上ある方はとてもまずいです。早くその状態を解消しなくては、取引先や上司に迷惑をかけることにもなりかねません。

 では、どうして「仕事の渋滞」が起きるのでしょうか。仕事の量が実際に多い(職場の人員不足、あるいはキャパシティ以上の仕事をふられる)場合もあるでしょうが、多くの場合、原因は次のような流れで説明できます。

 「今、自分がやるべきことを把握・整理しきれていない」→「仕事量のコントロールを失い、仕事が徐々に滞り始める」→「段取りやスケジューリングが狂い始め、仕事が思ったように進まなくなる」

 つまり「仕事の渋滞」を引き起こす原因は、仕事のスケジューリング(整理・把握)の未熟さによるものなのです。この整理法については、別の機会にお話しします。

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1991年、法政大学法学部卒業後、一般企業に就職。その直後のバブル崩壊で
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