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ひとり社長の経理の基本
【第6回】 2014年5月16日
著者・コラム紹介バックナンバー
井ノ上陽一

“この書類、スキャン保存したら違法です!”
9割の社長が知らない「書類整理」のルール

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本日のテーマは「書類整理」です。「かさばった書類を何とかしたい」「特に使うわけではないけど、捨てられない書類がある」。こんなお悩みがあるかと思います。そこで、「スキャナーを使ってデータ化する」という方法が出てくるのですが、実はスキャン保存してはいけない書類もあるのです。

スキャン保存できるもの、
できないもの

 「書類をスキャンして、データで保存したい」という方もいらっしゃるでしょう。確かに放っておくと、書類はどんどんたまっていきます。

 紙の書類をデータにするには、スキャナーを使います。スキャンすれば紙も減らせる、つまりペーパーレス化できるわけです。しかし、経理関係の書類は、スキャンについて厳しい制限があります。まず、スキャン保存できるもの、できないものを見ていきましょう。

【スキャンして保存できないもの】
・金額が3万円以上の契約書・領収書
・決算関係書類(決算書など)
・帳簿(総勘定元帳。事前に申請してあり、要件を満たしたシステムであればデータ保存可能です)

【条件つきで、スキャンして保存できるもの】
・金額が3万円未満の契約書、領収書
・請求書、注文書など

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井ノ上陽一 (いのうえ・よういち)

「経理業務の効率化」「会計とITの融合」を得意とする税理士。
大学卒業後、総務省統計局に勤務し、数字の分析手法とITスキルを学ぶ。しかし、「独立して、数字とITで社会貢献したい」という思いから、税理士受験に挑戦。見事合格し、税理士資格を取得。2007年に独立を果たす。
「経理は難しくない! ひとり社長でもできる! 」をモットーに、ITを駆使した効率の良い経理を経営者に伝えている。目標は、手書き伝票を使う、手間をかけすぎるといった「経理の古い慣習」を変えること。
業務効率化を得意とし、あるクライアントでは、Excelによる業務管理システムの導入とペーパレス化の推進により、年間240時間分の業務を削減した。
現在、世界で100人強しかいない「マイクロソフトMVP for Excel」の資格を所持している。
税理士業務に加えて、セミナー・執筆などを通じて、「数字」「お金」「時間」「IT」に関する悩みを解決し、新しいワークスタイルを提案している。


ひとり社長の経理の基本

本連載は、社長ひとりだけの会社、つまり「ひとり社長」が知っておくべき経理の基本をまとめたものです。「めんどくさい、わからない、不安」と3拍子そろった経理ですが、本連載では、経理実務を極限まで簡略化します。それが、「①集める、②記録する、③チェックする」という3ステップ経理術。余計な知識は全部省いて、「ひとり社長なら、ここだけでいい」とポイントをおさえ、しっかり解説します!

「ひとり社長の経理の基本」

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