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24時間じゃ足りないあなたへ 時間貧乏からの脱出法
【第4回】 2010年11月25日
著者・コラム紹介バックナンバー
水口和彦 [(有)ビズアーク取締役社長]

アポイントメントは終了時刻まで設定して
空き時間を「見える化」する

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「脱時間割のタイムマネジメント」のメリット
タスクの実行時刻を決めない理由

 今まで述べたように、「脱時間割」のタイムマネジメントでは、タスクの実行時刻までは決めなくて構いません。

 「タスクの実行時刻を決めてはいけない」というわけではないのですが、細かい時刻まで決めるメリットは特にないのです。この時点では「仕事量」がわかればいいからです。

 逆に、「タスクの実行時刻を決める」ことによるデメリットはあります。まず、実行時刻まで決めようとするといろいろ考えなければいけませんし、手間もかかります。

 また、一度立てた計画を変更するのも面倒なものです。たとえば、新しいアポイントメントが追加になった場合、そこに入れていたタスクを別の時間帯に書き写さなければいけない場合もあります。また、突発の仕事などで計画を変更する場合、一つのタスクがあとにずれると、次のタスクもあとにずれて……と玉突き的に書き直さなければいけません。こうした作業はとても面倒なものです。

 さらに、計画を実行していく段階にも問題があります。同じ仕事でもアポイントメントの方は、一度決めたら時刻を変更することはあまりありません。その時間がくれば実行しますから、過ぎた時刻に書かれているのは「すでに終わったアポイントメント」です。タスクの方は、そうとは限りません。いくつか書かれたタスクのうち、一つやり残した(終わらなかった)タスクがあっても、ついうっかり見落としてしまうこともあります。それよりも最初からタスクを分けて書いておく方が、未完了のタスクが見分けやすくなります。

 このように、タスクをタイムスケジュールに組み込んでしまうことには、いろいろと手間がかかってしまいます。手間をかけずにタイムマネジメントを行なうためには、タスクはタイムスケジュールとは別枠に書くべきなのです。

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水口和彦 [(有)ビズアーク取締役社長]

1967年石川県生まれ。大阪大学大学院理学研究科修士課程終了後、住友電気工業株式会社に入社。自動車用ブレーキパッドのエンジニアとして、社内トップのヒット商品を開発。エンジニア時代に数々の時間管理手法を試すが、その手法の効率の悪さに納得できず、時間管理について研究を開始。試行錯誤の結果、シンプルでムダのない時間管理手法を確立。これが好評となり、さらに時間管理を普及させるために独立し、現在に至る。ホームページ「時間管理研究所」


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