『ゴジラ-1.0』の世界的ヒットの一方で、契約業務は膨張。1万6000件超の契約書が散在し、検索や期限管理は限界に。部門の壁を壊し、ヒット作の展開を支える契約管理DXの全貌とは。
・1万6000件超の契約書を一元管理し、検索性を高める手法
・契約期限の自動アラートによるガバナンス強化の実態
・部門の壁を越えた情報共有でシナジーを生む環境構築の要諦
・ヒット作の展開を加速させる契約ナレッジの知見化プロセス
映画『ゴジラ-1.0』の世界的大ヒットも記憶に新しい東宝。同社はグローバル展開や動画配信サービスの普及を受け、契約業務が爆発的に増加するという課題に直面していた。
管理対象の契約書は約1万6000件超、さらに月に170件程度の新規契約が締結される。電子契約だけでなく、キャビネットや外部倉庫には手書きの古い契約書も混在し、一元管理は困難を極めていた。
同社の齋 嘉孝氏は、「古い作品は当時の担当者に確認することも難しく、契約書にたどり着くまでに時間がかかっていた」と当時を語る。
スプレッドシートによる期限管理も行っていたが、自動更新の有無や解約通知期限など、契約書ごとに異なる記載内容を目視で確認するには限界があった。
業界の変化で業務がボリュームアップする中、従来のマンパワーによる管理では見落としのリスクも高く、限界を迎えていたのは明らかだ。
この状況を打破すべく、同社は契約データベースの構築に着手。
その結果、1万6000件超もの契約情報をデータベース化し、部門の壁を壊した。
さらに紙の契約書や電子契約も一元管理し、自動更新の有無や解約通知の期限日などが自動アラートされる環境を整えた。
本資料では、東宝が膨大な契約書管理の課題をいかに解決し、ヒット作の展開を支える環境を構築したのか、その具体的な手法と成功の要諦を詳説する。
生産性向上とガバナンス強化を両立させる、契約管理DXの勝ち筋をぜひ確認いただきたい。
【導入事例】東宝株式会社：1万6000件の契約情報をDB化し、部門を越えたシナジーを生む環境構築＜資料名＞
導入事例 TOHO Contract One powered by Sansan
＜主な内容＞
● グローバル展開で急増する契約書の管理課題
● 検索性、期限管理、部門間連携における導入前の障壁
● Contract One導入による契約データベース構築と三つの効果
● ヒット作の展開を支えるための今後の展望
