業務の効率化以外にも
さまざまな効果が
実際、「月給便」でどんな効果が得られるのか。
まず挙げられるのは、総務担当者の給与明細配布作業の効率化だ。やることは、既存の会計ソフトから給与データを抽出し、それを「月給便」に取り込むだけ。後は実行ボタンを押せば、登録した社員全員に給与明細メールが送信される。これまでのような専用の印刷用紙やプリンタ、封筒は不要。封入や配布といった煩わしい手作業もなくすことができ、得られる業務改善効果は非常に大きい。
「特に支店が多い場合、給料日に届くように郵送する作業はとても面倒です。遅れると社員からクレームが来ることもありますし、それが度重なると本社への不信感にもつながりかねません。
しかし、多くの中小企業の経営者は自社本来の業務に多忙で細かいことまで目が届かないため、こうしたペーパーレスの業務合理化ソリューションがあることを知らないんです。総務が毎月どんな作業をしているか、『月給便』を入れればそれがどれだけ合理化できるかを知れば、すぐにも導入したくなるはずです。まずは、実際の作業現場をのぞいてみるのもいいかもしれません」（増田竜也・営業管理グループマネージャ）
中小企業の場合、社員一人ひとりに給与明細書を手渡しし、労をねぎらう経営者もいるという。そうしたコミュニケーションで社員の士気が上がればいいが、今の時代にはそぐわないかもしれない。むしろ、最新のソリューションを積極的に取り入れる企業風土の方が、社員のやる気や会社への信頼につながるのではないだろうか。経営者が細かな業務にもきちんと目を配っていることの表明にもなるだろう。
「もう紙には戻れない」
多くの経営者が実感
だが、これまで紙ベースだった給与明細をいきなり電子化することに抵抗感はなかったのだろうか。
「社員が嫌だと言ったらどうしようかなど、ものすごく慎重に検討して導入に踏み切った会社もありました。でも、実際に導入して2、3カ月もすると何事もなかったように、それが普通になったそうです。私の知る限り、経営者、総務担当者は全員、『もう紙には戻れない』『なくては困る』とおっしゃっています」（増田マネージャ）
実際、有料ライセンスプランで「月給便」を使っている企業の2015年度の継続率は100％なのだ。
便利さに加え、導入の決め手となるもう一つのポイントは「具体的にどのくらいのコスト削減効果があるのか」ということだろう。同社の試算によると、社員100人の場合、紙ベースの給与明細配布作業にかかる人件費は年換算するとおよそ4万円になるという。これに対して「月給便」は100ユーザーまでのライセンス料金が3万5000円／年。これだけでも経費削減効果があるが、さらに用紙代や印刷代などの年間コスト13万2000円も不要になる。登録費用6万円（初回のみ）を考慮しても、完全に採算が合うわけだ。
阿部社長自身、「一度使うと、もう戻れない」ことをすぐに実感したという。まずは、無料で使える10ユーザーまでの無料ライセンスをダウンロードして、試験的に使ってみるのもいいだろう。
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