専門商社の生命線「契約書」の管理がパンク！
この危機をどう乗り切ったのか

コーア商事ホールディングス
総務部総務課法務担当の星野雅典氏（左）
総務部総務課システム担当の藤野大輔氏（右）

　医薬品原薬の輸入販売と医薬品の製造販売を主業とする専門商社のコーア商事ホールディングス。同社にとっての悩みの種は、商社として必要不可欠な文書である「契約書」の管理だった。

　まず、商材の性質上取り交わす契約の数が膨大であり、大量の契約書の管理が必要だった。その一方で買収による子会社化なども経て規模を拡大してきたことから、文書管理の方法が統一されておらず、各社の契約状況や契約期限を確認するために都度、多くの手間と時間をかけていたのだ。

　同社で法務を担当する星野雅典氏は「グループ各社はそれぞれに成り立ちが異なり、文書管理の方針や方法がバラバラでした。ある会社では契約書原本をスキャンしてPDF化し、Excel の一覧で管理しており、別の会社では原本を手書きの一覧で管理しているなど、全く違っていたのです」と説明する。また総務部門にとっては、更新時期の把握も悩みの種であった。システム担当の藤野大輔氏は、「期限が近づいた契約について、それぞれの担当者に的確なタイミングで通知できる手段が必要でした」と語る。

　そこで同社では、この危機的な状況を解消すべく契約書管理システムの刷新を決断。自社の状況に合う製品の検討を開始した。