リモートワークの思わぬ壁は“紙”だった!?

 

 

働き方改革や会社からの要請により、ここ最近、リモートワークをするようになった、という人は多いのではないだろうか。リモートワークでは人に会えなくなるので「同僚や上司、部下、あるいは取引先とどうやってコミュニケーションするか」が最大の問題になる。テレビ会議システムを導入したり、ビジネスチャットツールを使ってみたり、といった方法で、「意外と会社に来られなくてもなんとかなるな」という感想を持つ人は多い。しかし実はもう一つ、リモートワークを始めたばかりの多くの人が直面する、意外な“壁”がある。

リモートワークの課題は「紙」

 テレワーク経験者を対象に行ったアンケート※によると、テレワークを実施して感じた業務上の課題のうち最も多かったものは「会社にある紙の書類を確認できない(39.6%)」、次いで「プリンターやスキャナーがない(36.2%)」だった。

 このアンケートが示すように、実は、リモートワークの最大の課題は紙なのだ。「会社に置いてきた紙資料を確認しないと仕事ができない」「書類へハンコを押す/サインをしないといけない」など、出社しなくては対応できないタスクが発生すると、リモートワーク中といえど会社へ行かざるを得なくなる。紙の書類は取り込んでデータ化し、クラウドサービスに保存しておけば、会社でも自宅でもアクセスでき、スムーズなリモートワークが可能になる。

※アドビ「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」

 しかし忙しい日々の業務の合間を縫って紙をスキャンするのは大変だし手間がかかりすぎる――そんな人にオススメしたいのが、ドキュメントスキャナーの「ScanSnap」だ。

ScanSnap、5つの便利ポイント

ScanSnap iX1500
ScanSnap iX1500

①大量の紙書類も、高速にデータ化できる

 サイズはコンパクトだが、高速スキャンが可能な実力派。1分間にA4用紙が30枚スキャンできるので、スピーディーに紙の書類をデータ化できる。

②スキャンするだけで、検索可能なデータに

 スキャンしたデータをどうやって整理するかは悩ましいところ。しかしScanSnapなら、スキャンと同時に文字認識機能(OCR)で書類のテキスト情報を読み取って画像に付加するので、キーワードで簡単に検索でき、データの整理が不要になる。

③データをクラウドサービスに直接保存できる

 PFUが提供するサービス「ScanSnap Cloud」(無料)を使えば、スキャンしたデータを直接クラウドに保存できる。PCやタブレット、スマートフォンがなくても保存できるほか、データの置き場所を指定したクラウドサービスにすることもできる。

④タッチパネルで簡単操作

 タッチパネルをスワイプ操作し、スキャンボタンを押すだけで簡単操作。タッチパネルは編集可能で、提案書ボタンや見積書ボタンなど、専用のボタンを作っておけばワンタッチで操作できる。

⑤「手差しスキャン」で、2つ折りの書類もそのままスキャン

 「フィード設定」から、「手差しスキャン」を選択すれば、A4サイズより大きい原稿を2つ折りにしてスキャン可能。この他、付箋付きの書類や複写伝票、封筒など、搬送性の悪い原稿もスキャンできて便利。

 普及が進むリモートワーク。ScanSnapで「困った」を解決し、より一層の働き方改革を進めてほしい。

 

 

●問い合わせ先
株式会社PFU
https://scansnap.fujitsu.com/jp/howto/documents/cleanup/
TOP