オンプレミス版は「名刺情報を自社の管理下に置き、データを自由に扱うことができる」という点を評価いただいていましたが、長引くコロナ禍や半導体の高騰などの影響で、「新規のサーバー設置ができない」「情報システム部門の採用が難しく、サーバーの管理者が不足している」といった会社が増えるなど、状況に変化がありました。
こうしたお客様のご要望にお応えするためには、オンプレミス版だけでは限界がありました。そこで、「SKYPCE」では今回新たにクラウド版、いわゆるSaaSのサービスの提供を開始しました。
クラウド版のメリットは、サーバーを設置・管理する必要がなく、導入しやすいという点にあります。「SKYPCE」はオンプレミス版でも、クラウド版でも、同じ機能がご利用いただけるように設計されています。どちらを選ぶのかはサーバーや名刺データの管理体制がポイントになってきます。
「営業活動において重要なデータである名刺情報は、自分たちの手で管理したい」といったお客様にはオンプレミス版がおすすめです。もちろんIaaS形式でデータをクラウド上に置くこともできます。それに対して、「会社にサーバーを設置することができない」「名刺データをクラウド環境で保存することをセキュリティ上のリスクとして許容できる」というお客様には、クラウド版をおすすめしています。オンプレミス版とクラウド版から選べるのは「SKYPCE」だけなので、お客様の環境に合わせ、最適なものをご提供できればと思っています。
価値情報を共有する新機能「活動記録」
名刺とは、営業の方がお客様とお会いした時に交換するもの。その時にちょうど商談につながれば、案件としてSFAなどに登録することができますが、実際のビジネスシーンはそんなに都合のいい話ばかりではありません。営業に行ってみたら、お客様から「それはこの前買ったばかりだから次は5年後です」と言われるようなこともあります。
しかしそれは言い換えれば、そのお客様は5年後には買い替えてくれる可能性があるということ。こういった見込み案件をどれだけ持っているかは、日々の売上・受注に大きく影響するので、たとえいまは売れなくても、そのお客様との関係をどう維持していくかがとても大事になってきます。これは営業の方個人の対応に依存するところが大きく、属人的になりがちです。そこで、「SKYPCE」では営業支援のためのさまざまな機能を提供しています。その一つが「SKYPCE」Ver.2へのアップデートに伴い、新たに追加された営業支援機能「活動記録」です。
この「活動記録」は、いつお客様を訪問し、どんな話をしたか、という情報を記載するものです。具体的な案件であれば、SFA（営業管理システム）などで進捗管理をすることができますが、案件化するのが数年先になるような見込み案件の場合、その期間のお客様との関係づくりを記録する仕組みというものがありませんでした。「SKYPCE」の「活動記録」は名刺にひも付いているので、例に挙げた「5年後の買い換え見込み」など、案件になっていないお客様とのやりとりもすべて記録しておくことができます。
大企業の場合、2〜3年ごとの人事異動で担当が変わり、追いかけたいお客様がいても引き継ぎが難しく、関係が途切れてしまうということもあるでしょう。また、引継ぎ前の進捗状況を確認しようとしても、会社全体のビジネス情報進捗管理システムは企業単位あるいは案件単位でまとめていることがほとんどなので、詳細がわからないということが多いのです。
そんな時、「活動記録」を見れば追いかけたいお客様がいつ誰と何を話していたかという履歴がわかるので、後任者がそのお客様と名刺交換をするだけで、スムーズに引き継ぎを行うことができるようになります。
さらに、この「活動記録」は会社の中で共有することができるので、見込み案件の関係づくりを、担当の営業がきちんとメンテナンスできているかどうか、組織全体として把握することができるようになります。
このような見込み案件を含めたビジネス進捗情報を管理できるシステムというのは、実はいままであまりなかったのです。私たちはこの「SKYPCE」独自の「活動記録」機能で、「商談になる前の関係づくり」という新しい価値を提供したいと思っています。
効率的な営業支援のために追加され続ける新機能
営業の方の一番の困りごとといえば、お客様を定期的に訪問する際に「話すネタがない」ということ。ましてや商談の話もなく、関係性をつないでいる期間の場合、どんな話をするかはとても重要です。「SKYPCE」では現在、「活動記録」にお客様の会社に関わるニュース情報の配信機能の追加を進めています。
「SKYPCE」に登録された企業名とウェブ上のニュースの中に登場する企業名を一致させ、そのニュースを表示できる機能です。訪問前にお客様の名刺データを見れば、その会社に関する最新のニュース、たとえば新製品に関するニュースリリースなどを読むことができるので、お客様との話題づくりにご活用いただければと思っています。
また、営業活動の進捗管理においては、初めてのお客様の場合には情報をSFAやCRMにマスター登録しなければなりません。営業の方が名刺を見ながら入力するのは手間のかかる作業です。
そこで「SKYPCE」では、SFAやCRMとの連携機能も準備しています。これが実装されると、「SKYPCE」に取り込んだ名刺データをご利用中のSFAやCRMに送ることができ、マスター登録の際に手打ちで入力するような手間を省くことができます。
私たちはスキャンした名刺データを、OCRだけではなく、AIや機械学習、最後は人間の目によってチェックしています。これによってメールアドレスや電話番号、住所や部門・役職名に至るまで、すべて間違いのないデジタルデータとして登録されるため、SFAやCRMと連携した際にもそのままマスターデータとしてご利用いただくことができるというわけです。
また、「SKYPCE」ではメールやメルマガを一斉送信できる「One To Oneメール送信」という機能を提供しており、営業以外の販促部門やほかの部門からもメルマガを送ることができます。メルマガで自分たちに関心を持ってもらうことができれば、いま案件がないお客様でも何年か先に見込まれる商談の機会まで関係をつないでおくことができます。
メルマガとして一斉送信した時に、差出人を「名刺を交換したAさん」の名前にすることもできます。受け取る側としては会社からのDMではなく、「名刺交換をしたAさんからメールが届いた」という印象になり、存在を覚えていただくきっかけにもなります。
今回ご説明したOne to Oneメール、活動記録などの既存機能に加えて、今後提供を予定しているニュース配信やSFA / CRMとの連携機能は、すべてオプションではなく標準機能として提供していきます。
こういった新機能を続々追加していく予定なので、「SKYPCE」を活用し名刺管理のDXと営業支援の拡大を、是非ご検討いただければと思っています。
営業支援・名刺管理サービス「SKYPCE」
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大阪：06-4807-6382
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