バリバリと仕事をこなし、グングンと売上を拡大してくれることは非常にありがたいが、経費のことをあまりにも意識していないのは玉にキズ……。多くの経理担当者や経営者は、営業担当者に対してこんな不満を抱えているのではないだろうか？
現に、200名の営業担当者を対象に行なわれたアンケートによると、約3割が電車賃の交通費精算の際、自身の定期区間の交通費も申請して"不正に"受け取っていたという（調査主体：ラクス 調査機関：クロス・マーケティング）。
しかも、営業活動を活発に行っている人ほどその傾向が強いというのだからショッキングである。1週間の訪問件数が20件を超える人においては、実にその7割以上が自身の定期区間の交通費を特に”気にせず”申請・受給しており、つまり、不正に受け取っているのだという。これは、「頑張っているように見える人間ほど陰では腹黒い」ということを意味するのか!?
「不正申請」が生まれるワケ
その理由について聞いたところ、「運賃を調べるのが大変」や、「紙やエクセルの申請書への入力に時間がかかる」といった回答が目立った。つまり、「忙しいからいちいち調べているヒマがない→面倒だから、テキトーに計上してしまう」という結果につながった可能性がある。忙しくしている営業担当者が腹黒いわけではなく、アナログで手間も時間もかかる精算方法が結果的に、「不正申請」を生んでしまっていた、ということのようだ。
しかしながら、どんな理由であれ、経営者・経理担当者にとっては「不正」はけっして好ましくないし、不当な経費は極力カットしたい。一方、営業担当者だって「不正」扱いされるのは心外だ。
このような問題が解決できる、交通費・経費精算システムが注目を集めている。自動的に定期区間控除ができるほか、「乗換案内システム」が内蔵されており、経路を入力するだけで自動的に交通費が算出されるので、申請者は、自分が活動した経路と運賃をいちいち調べる必要がない。一方で、申請内容をチェックしなければならない経理担当者も確認の手間が大幅に削減できる、というスグレモノ。
「社員が申請⇒上司が承認⇒経理担当者の精算処理」という一連のワークフローが全て電子化されているため、紙やエクセルの申請とそれをチェックする手作業の業務が不要になる。意図せず「不正受給」扱いされてしまっていた営業担当者にとっても、精算処理に追われる経理担当者にとっても、面倒だった業務を効率化・負担軽減できるのだ。
このシステムの詳しい機能、また、システムを導入し業務効率化・コスト削減を実現した企業の実例を実際に見てみよう。
