場所にとらわれない新しい働き方「スマートワーク」を成功させるコツとは？

高橋：会議出席者のスケジュールは空いているにもかかわらず、会議室だけ押さえることができず先延ばしになることは、私もよくありました。

永井：それにより"小さなイライラ"があったのですが、最近はまずMicrosoft Teams（以下、Teams） ^※1で調整して、条件が整えば直接対面で行い、難しい場合はオンライン会議で進めるようになり、イライラが減りました（笑）。

　打ち合わせがやりやすくなったため、オンライン会議になってからは回数が、増えているかもしれません。業務が増えたわけではなく、打ち合わせを前倒しできるようになり、仕事のスピードが上がりました。

高橋：通勤時間がなくなり、時間を有効活用できるのもいいですね。夕方遅めに問い合わせが入ることも多いのですが、以前は翌日に回さざるを得なかった案件に、その日中に対応できるようになりました。

　体力的にも余裕ができて、子どもとの時間を多く取ることができるようになりました。スマートワーク導入前は保育園に迎えに行って帰るだけだったのですが、公園に寄って遊んだり、帰ってからも絵本を読んであげたりできるようになりました。それから、資格や語学の勉強をする体力的、精神的な余裕もできました。

南：通勤時間がなくなったことで、時間と心の余裕ができますね。その時間で何かをしようという前向きな気持ちが出てきましたし、私も資格試験の勉強を始めました。

永井：私も、家族との時間が増えました。実は出社の回数が減ったため、郊外に引っ越しをしました。オフィスまでは２時間ほどかかるのですが、電車が混んでいないため移動中にもメールの確認やインターネットでの情報収集などができますし、そこまで大変ではないですね。

 

※1　マイクロソフトによるテレワーク支援ツール。チャット、通話、会議、共同作業などがシームレスに行える

 

Teamsのチャットグループの活用で
コミュニケーションの幅が広がる

――テレワークで使用している便利なツールはありますか。またそれによって、作業工程に変化はありましたか。

南：Teamsのチャットを使用しています。電話は初めて話す相手だと精神的に少しハードルが高い部分がありますし、メールも「お疲れ様です、南です」のように形式を守って書かなければならないというのがありますが、チャットは比較的気軽に送れるため、その一歩が踏み出しやすいと思います。

永井：私も他の部署の人と一緒に行う作業が多くありますが、チャットだと「○○さん、これお願いします」とメンション^※2を付けて、話の流れの中で特定の誰かにも話しかけられます。その際にメールだと「横からすみません」というように形式張ってしまい、テンポが遅れる感じがします。

南：他部署の方々とのチャットルームが自然発生的にできることがあり、営業や企画担当の方など、今までは席が離れていて会話することがなかった人たちとも情報交換できるようになったことは有意義だと感じています。組織というものは、どうしても縦割りになりやすいのですが、その中で横のつながりができやすくなったと思います。

高橋：私はそこまで使いこなしていなかったのですが、今このような話を聞いていて、営業部でも案件ごとにSEやサービスの担当者など、他部署の方とチャットグループで組むといいなと思いました。

※2　特定の相手の注意を引きたい場合に使う機能。ユーザー名やグループ名の前に＠を付けることで、特定の個人やグループに対してメンション付きのリプライを送ることができる