場所にとらわれない新しい働き方「スマートワーク」を成功させるコツとは？

共同作業はオンラインだからこそ
細かい確認でよりスムーズに

ソリューション事業本部
ソリューション事業企画本部 事業管理部　モバイル採算管理グループ　主任
南福皇氏

南：私は全国にある拠点のメンバーと連絡をとるため、北海道から沖縄まで、離れているオフィスの人とのやりとりが多いのですが、電話だとお互い資料のどこを見て話をしているのかが分かりづらいですし、メールは往復に時間がかかってしまう。Teamsを活用することで画面共有をしながら話せるようになり、案件が進めやすくなりました。ファイルをアップロードできるのも便利です。メールだとファイルサイズが大きく送れないこともありますし、大量のメールのやりとりの中に埋もれてしまうこともあります。

永井：作りかけの資料をアップロードして、共同で修正するなど、他の人と一緒に作業しやすくなりました。

南：これまでフリースペースでのちょっとした打ち合わせだと、何となく会議出席者が理解していると思ってしまい、記録を残していませんでした。今は相手の顔が見えないからこそ、議事メモを細かく作り、お互いが理解しているか、よりしっかりと確認するようになりました。

高橋：お客さまにご提案に伺う場合、技術担当のSEの方などに毎回同行してもらうのは難しいため、質問が持ち帰り宿題になってしまうことも多くありました。今はお客さまと一緒にTeams をつないで、SEの方にも参加してもらうことで、その場で回答できるようになりました。そのため、打ち合わせが1回で済み、案件がスムーズに進められるようになりました。

　それからLTE内蔵パソコンになり、ネットワークに安全に素早く接続できるようになったことも、便利になったポイントです。

永井：パソコンだけではなく、当社は全員に業務用のスマートフォンが支給されていることも便利だと思います。Teamsの同期もできるため、移動中はスマートフォンでやりとりをして、家やオフィスに戻ってからはパソコンで続きを行うということも簡単にできます。

――テレワークだと、長時間働きすぎてしまうとか、メリハリが付きにくくなるなどの声もありますが、そういうことはありませんか？

高橋：私の部署ではテレワークになってから、毎朝10分程度の朝礼を行い、業務を終えるときはグループのチャットに「お先に失礼します」と挨拶するというルールを設けました。自宅で作業しているとオンオフの切り替えが難しいのですが、これが区切りになりメリハリが付くので助かっています。

南：私も、同じように退勤を報告したら、パソコンとスマートフォンはできるだけ目に入らない場所に隔離します（笑）。

技術の発展でテレワークが広がれば
働く場所はもっと自由に

――今感じている課題やその解決策、今後の可能性について考えていることはありますか。

高橋：新入社員の人たちはまだ一人では何をどうやっていいか分からない部分も多いため、基本的に出社しています。OJTの担当者もできるだけ合わせて出社して対応するようにしていますが、孤立感や孤独感もあると思いますし、そこは課題だと思います。

南：私の部署も新入社員がいるのですが、可能なときはなるべく合わせて出社して様子を見てあげようとか、オンラインでもいろいろな打ち合わせに一緒に参加してもらうなど、人と関わる機会を増やす工夫はしています。

永井：私は引っ越しをして解決したのですが、前は寝室で仕事をしていたため、会議中に子どもが寝室にきたりして大変でした。家で仕事をすることが難しい人も多いと思います。ですから、会社としても引っ越しのサポートや、新しい働き方に合わせた家賃や光熱費補助の見直しがあってもいいなと思います。

高橋：チャットで話しかけて問題ないか迷うなど、姿が見えないことで気を使うことがありますので、忙しさの状態などが共有できると便利だなと思います。

永井：今はコロナ禍の影響で海外出張が禁止なのですが、オンライン会議だけだと意思の疎通が難しく、手間取った案件がありました。言葉の問題もあるとは思いますが、現場を見て、直接話せれば解決できたのではないかと思い、もどかしかったですね。ですから、現時点では、全てオンラインではなく現地に行った方がいいこともあるとは感じています。

南：社外の研修や勉強会など、最近はオンラインで開催されることが多くなり、参加しやすくなっています。企業の壁を越えた交流がより活発になるよう、テレワークやオンライン会議の環境が、社会にさらに浸透するといいと思います。

永井：テレワークが定着すると、地方に移住して働くという選択肢も現実的になると思います。新しいことや、ワクワクすることを行う会社なので、新しい技術をどんどん作り、もっとデジタルの世界をリアルの世界に近づけられるかもしれないですね。将来は本当に遠隔でもシームレスに、会うことと同じくらいのことができるようになるのではないかと思うので、それを実現させるためのサービスや技術開発を、KDDIとしてやっていければいいと思います。