クラウド型グループウエアで組織の活性化を果たした企業が増えている。クラウドとモバイル端末の普及を受けて、コミュニケーションや情報共有の環境を実現するグループウエアはますます使いやすいものになった。どのようなビジネス効果が期待できるのだろうか。

 ビジネス環境が目まぐるしく変化する中で、いかに素早く的確な意思決定を行うかは大きな課題だ。また、その意思決定を関係部署が共有し、実行に移すスピードも問われている。そこで、今あらためて注目を集めているのがコミュニケーションの環境だ。

クラウドとモバイルで情報共有の質が向上

 現状、多くの企業がコミュニケーションに関わる課題を抱えている。例えば、部門の壁が厚く、情報共有がなかなか進まない。あるいは、組織が製品ごとに分かれているため、Ａ製品の営業担当者とＢ製品の営業担当者が客先で鉢合わせすることが多く、顧客からは「提案を一本化してくれ」と言われる。また、支店間の情報共有が不十分で、信頼関係を構築した顧客側担当者が異動すると、せっかくの良好な関係を引き継げない、等々。

 こうした課題に対する解決策が、グループウエアである。コミュニケーションやコラボレーションの環境を整備することにより、業務の生産性向上、さらには売り上げアップを実現している企業も少なくない。

 グループウエアを導入する企業の裾野は確実に広がっている。当初は規模の大きな企業から普及が始まったが、最近では従業員20人以下の企業、さらに弁護士事務所や税理士事務所のような小規模オフィスでも導入が進んでいる。その背景にはいくつかの要因がある。

 まず、クラウドサービスの拡大である。当然のことだが、企業がＩＴを導入する理由はビジネスに役立てること。サーバやソフトウエアのパッケージ製品そのものが欲しいわけではない。しかし、以前は多様な製品を購入する必要があり、運用管理のためにも相当の手間をかけていた。こうした手間はできれば省きたいのが本音だろう。特に、専任のＩＴ担当者がいない企業にとってはなおさらである。