出張経費に対する社員の
コスト意識も高まった
国分が「Bzit」を導入したのは2005年。当初はインハウスエージェントが管理をしていたが、インハウスエージェントでの出張手配業務がなくなった13年5月以降は、本社が窓口になってグループ全体にサービスを広げた。食品・酒類の総合問屋である国分は、国内各地への出張業務が多く、「Bzit」のアクティブユーザーは現在約1500人に及ぶという。
国分が「Bzit」を本格導入した理由は、「『るるぶトラベル ビジネス宿泊予約』で法人一括精算が可能になり、出張者の立て替えの負担が減ることが大きかった」と木戸氏。出張が多い社員の場合、月々の立て替え金額はかなり膨大な額になっていた。「また全てのチケット手配がセルフブッキングできるため、担当者の負担が少なくなり、業務の効率化が図れるのも魅力でした」。14年7月からは、「航空券＋宿・ホテル」や「航空券＋レンタカー」などがセットになった、お得なオリジナルパックツアー「るるぶトラベルツアー」もスタートし、その利用で出張費用がより抑えられるようになった。
国分では「Bzit」本格導入を機に、従来の役職による宿泊費の“定額制”を“実費制”に変更している。「会社としての大きなメリットは、予約の詳細を可視化できて、内部統制の強化に役立ったこと。必要な出張が明確になり、経費の削減につながった他、社員の出張経費に対するコスト意識が高まるという利点もありました」（木戸氏）。
面白いのは、実際に「Bzit」を利用していく中で、ユーザーである国分側からの要望を基に、「宿泊特典プラン表示制御」の機能が追加されたこと。これは宿泊者個人への還元となる「金券、キャッシュバック」などの宿泊特典プランを、宿泊施設検索結果に表示しない仕組みである。制御パターンは特典の内容によって3段階あり、企業側はそれぞれの出張旅費規程に基づいて選択できる。
これらの管理は、宿泊費の「上限金額内検索」の設定を含めて、管理者がマスタメンテナンスで管理可能であり、規定に沿った宿泊手配が簡単に促進できるのが特徴だ。
「Bzit」導入で出張経費の
コストを2割削減
もともと「るるぶトラベル」では、人気の大手ビジネスホテルチェーンをはじめ、全国でJTBと契約のある信頼の置ける多様な宿・ホテルの予約が可能になっている。施設契約時には、賠償責任保険への加入や営業許可証のコピー提出を必須とし、反社会勢力を排除しているため、コンプライアンス上も安心だ。宿泊の安全性という観点からも、国分では「Bzit」を通じた宿泊予約の利用を促進している。
「当社では出張業務において、体をしっかり休めて仕事に専念できる宿泊環境を求めています。その点からも、厳選された宿泊施設を案内している『Bzit』は信頼でき、社員もまた、実費制なので逆に迷いなく良質な宿を選ぶようになっています」と木戸氏。
ちなみにグループ全体の「Bzit」導入により、国分では出張経費のコストが2割程度、削減できたという。
リーマンショック以降の一時期、国内では出張コストを抑えるためにテレビ会議がはやった時期もあった。だがフェース・ツー・フェースの営業や交渉は業務拡大には必須で、成長に欠かせない重要な企業活動であるという認識が、また一般的になりつつある。“いい出張は、ビジネスを変える。”というキャッチフレーズを掲げる「Bzit」は、そうした積極的な企業活動に貢献する強力なソリューションとして、さらなる注目を集めるだろう。
