無料で5GBまで使える便利なオンラインストレージサービス「SugarSync」。前回は“個人の仕事”でSugarSyncを活用する方法をご紹介した。今回は“組織の仕事”でSugarSyncを活用し、情報共有や共同作業を効率化する方法を紹介しよう。

「全自動で異なるPC間のファイルを同期できる」「クラウド上でファイルをバックアップ・共有」「スマートフォンなどでも利用できる」といった特徴を持つSugarSync。この便利なサービスを個人だけで利用するのはもったいない。会社内や取引先など、組織（チーム）内で利用することで、業務効率の向上やコスト削減が図れるのだ。

シーン1：プロジェクト内で確実に情報共有

　社内の複数メンバーでプロジェクトを進める際、企画書、議事録、要件定義書、請求書など、さまざまなドキュメントのやり取りが発生する。プロジェクトメンバーがこれらのドキュメントを使いたいとき、「最新のファイルはどれか」「どこに保存されているのか」がわからなければ、混乱が生じる。

　そんなときに活躍するのがSugarSyncだ。全メンバーにSugarSyncをインストールさせ、リーダーがプロジェクト専用のフォルダをつくり、そのフォルダをメンバー間で共有する設定にしておけばいい。一度設定すればあとは特別な操作は必要ない。誰かがフォルダ内のファイルを更新したら、関係者全員のファイルが即座に同期されるようになる。こうして最新情報を常に共有できるのだ。

　フォルダ共有の権限設定では、「読み取り専用」と「追加と編集」のどちらかを選択できる。“情報を共有したいが、ファイルを編集させたくはない”というフォルダに対しては「読み取り専用」に設定しておけばいい。

右クリックメニューから「フォルダの共有」を選ぶだけで共有設定ができる