売り上げ増、経費削減とともにコンプライアンス強化する
クラウド契約書システムの中には、特に契約を「締結」する部分を重視し、紙の契約書を電子化して、押印の手間や印紙コストをなくすことを特徴にしているものもある。
『Holmes』は備え付けのテンプレートが300種類もある上、普段自社で使っている契約書のデザインを崩すことなくテンプレート化することもできる。フォームを埋めていくだけでどんな契約書も簡単にミスなく作成できるのが特徴拡大画像表示
これに対し『Holmes』は、契約書の作成から承認、締結、管理に至るまでの業務フローを一元的に処理できるのが最も大きな特徴だ。
「もちろん、電子化による印紙コストの削減も可能ですが、それ以上に契約書業務全体の適正化によるコストダウンや生産性向上に主眼を置いています」と吉田氏は説明する。
契約書業務全体が適正化されることで、「売り上げを増やす」「経費を削減する」「コンプライアンスを強化する」という三つの効果が表れるという。
「例えば契約書作成では、ユーザー企業がそれまで使用してきたフォーマットを基に、さまざまなテンプレートを作成します。営業担当者が契約書を作成する際には、契約内容に応じたテンプレートを選び、契約相手や日付などの必要箇所だけ入力・選択すれば作成できる仕組みです。あらかじめ法務部門による確認を済ませたテンプレートを用意するので、コンプライアンスに沿った内容の契約書をスピーディーに作成できます」
これによって速やかに契約書が締結できれば、契約の撤回や代金が回収できなくなるリスクは大幅に減らせるはずだ。
しかも、契約書の作成に要する時間が短くなれば、担当者は営業活動により多くの時間を割けるようになる。余分な業務コストが削減され、生産性も向上するのである。
