デジタルドキュメントのトータルソリューションを展開するアドビは、テレワークで注目されるクラウド電子サインサービス「Adobe Sign」を提供している。印鑑と書類の電子化による社内の業務フロー効率化のみならず、取引先に対してリアルな契約書類押印のプロセスが不要になり、業務の迅速化や顧客満足度向上にも効果がありそうだ。
新型コロナウイルス感染拡大に伴いテレワークの活用が進んだが、一方で印鑑処理のためだけに出社しなくてはいけないという問題が顕在化した。印鑑に代わる電子署名は以前から提供されているが、電子証明書が必要など、容易に導入しづらい事情があった。
そこで、電子証明書ではなく、メールアドレスや二要素認証による電子サインの適用範囲を広げたり、クラウド上の電子署名を有効にするなど、印鑑の電子化を後押しする動きが見られる。そうした中、PDF作成・編集ソフト「Adobe Acrobat」などでおなじみのアドビが提供するクラウド電子サインサービス「Adobe Sign」が注目を集めている。
電子サインと電子署名の
双方に対応
Adobe Signはすでに、営業部門の売買契約、購買部門の注文請書、人事部門の雇用契約、業務委託契約、管理部門の決済・稟議、取締役会議事録など、さまざまなドキュメントで利用されている。「企業では法的有効性の担保が必要なドキュメントが数多くあります。Adobe Signはドキュメントに関するプロセスの効率化と法的有効性を両立するプラットフォームとして機能します」とアドビでDocument Cloud製品担当を務める昇塚淑子氏は説明する。
Adobe Signは電子証明書ベースの電子署名とクラウドベースの電子サインの双方に対応し、文書の法的要件に合わせて使い分けられる。電子署名は、より高い法的有効性を求められる文書に適用。本人確認と改ざん防止には、別途認証局が発行する電子証明書が必要だ。いわば役所に印鑑登録をする実印のような効力がある。
電子サインは、一般的な契約や発注など広範な文書に適用し、認め印のように手軽に使える。本人性確認はメールアドレスで行い、必要に応じて二要素認証（パスワード、電話認証など）を組み合わせる。
例えば取引先に発注書を送る場合、本人を認証するメールアドレス、処理時刻を記録するタイムスタンプ、処理を行った端末のIPアドレスなどを記載した履歴ログを発注書とひも付けてクラウドで管理し、法的有効性を担保する証跡となる。
取引先は、メールアドレスとクラウドのAdobe Signに保管されている発注書に署名するためのウェブブラウザーがあれば電子サインを利用できる。署名だけであれば、アドビからライセンスを取得する必要もない。
