COCOMITEでアウトプットを統一し、運用・更新・閲覧管理を一貫して行う
現場教育用マニュアルは、従業員の受講時期や必要なマニュアルをフォルダー分けして分かりやすくしている拡大画像表示
――では、競合他社のサービスやオフィスソフトと比べて、「COCOMITE」の強みは何ですか。
中村 競合サービスは手順書にフォーカスしたタイプが多いのですが、「COCOMITE」では手順書はもちろん、ガイドライン、規約、Tipsといったものまで作れます。フォルダー階層は、競合サービスの多くが2階層なのに対し、「COCOMITE」では5階層まで作成することができます。
階層はボイスさまのように数多くのドキュメントをコントロールする場合に役立ちます。とはいえ、階層は多ければいいというわけではありません。数が多ければ管理が大変になり、少なければ使いづらい。「COCOMITE」では使いやすさの実験を繰り返して、5階層というちょうどいい数を見つけました。
髙松 オフィスソフトでマニュアルを作成している会社さまからよく聞くのは、最新版がどこにあるのか分からない、作る人によってアウトプットがバラバラになる、作成・共有・管理が一貫してできない……という弱点です。「COCOMITE」は、アウトプットが統一しやすく、常に最新版を見ることができるし、運用・更新・閲覧管理も一貫して行えます。
――オフィスソフトで作成したマニュアルデータを「COCOMITE」に移行させることはできるのですか。
中村 もちろん、過去に作成したデータを資産として生かすことができます。
当社では、これまでのドキュメントソリューションを提供してきた中で蓄積したノウハウ、技術を応用した文書構造解析のアプリ開発を進めており、既存のドキュメントを解析して、テキストと画像の領域に分離、「COCOMITE」へ自動でデータ移行する試験運用を重ねています。
髙松 ご希望のお客さまには、移行を当社が請け負わせていただくことで、初動までの時間を短縮することもできます。
COCOMITE導入で、マニュアルの保管場所や知りたいことがすぐ分かるように
「COCOMITEは当社のビジネス、サービス品質の向上と業務効率の改善に寄与しています」
――ボイスの作業マニュアルも、当初はオフィスソフトで作成していたそうですね。
的場 「COCOMITE」導入前のマニュアルは、ワードで作成し、PDFに変換し、紙に印刷して配布していました。ワードとエクセルとパワーポイントでは印刷時の仕上がりが異なります。それを手作業で統一するのもなかなかの手間でした。
作成するタイミングや作成者によって仕上がりが異なったり、最新版がパソコンのどこに保管されているのか分からないこともありました。また、お客さまからのクレームを反映させたマニュアルを作ってもその存在が周知されず、次のクレームで同じようなマニュアルを一から作ったこともありました。
「COCOMITE」導入後は、最新版の保管場所がすぐに分かるし、従業員が知りたいことを検索して見つけることができるようになりました。
――マニュアル作成を「COCOMITE」に移行したとき、新たな発見はありましたか。
的場 「COCOMITE」は豊富な機能を持っているので、まず既存のマニュアルの改善に取り掛かりました。マニュアルに新たに盛り込むノウハウの聞き取りを始めたところ、想像以上に隠れていたノウハウが表に出てきて、「これが属人化なのか」と驚きました。
「COCOMITEはペーパーレス化の推進、マニュアルの属人化防止にも役立ちます」
山口 マニュアル作成は品質保証課の仕事なので、営業、業務など多くの部門に視聴を依頼して意見を集めて、社長と共に全て読み、全ての意見に返答をした上で、やり方が複数あれば、より良い手順に統一しました。当社が属しているビルメンテナンス協会のガイドラインも改めて確認して、ガイドラインから外れていないかをチェックするといった地道な努力を重ねました。
的場 仕事の手順そのものは、従来のやり方でも大きなズレはなかったと思います。ただそれでも、使う資材の違い、使う順番の違いといった小さな差異はありました。そうした小さな差異も見逃さずに統一することが清掃品質の向上と効率の改善につながるので、「COCOMITE」導入を機に見直しができて良かったと思います。
