印刷・輸送コストがほぼなくなり、更新スピードが上がる
ボイスは1972年創業。2022年に50周年を迎える
――マニュアルを定期的に改訂して情報をブラッシュアップすることが必要だと思います。更新の頻度はどのくらいですか。
的場 当社はISO9001認証（品質マネジメントシステムに関する国際規格）、ISO14001認証（環境マネジメントシステムに関する国際規格）を取得しているので、マニュアルの中心となる手順書は、ISO認証が要求する基準に沿うよう、プロジェクトチームを組んで年1回改訂しています。
山口 手順書の他に各種マニュアルがあるのですが、紙のマニュアルの時代は、印刷物を約1000ある全ての現場に輸送していました。紙のマニュアルの改訂には労力がかかるし、印刷コスト、輸送コストもかかるため、更新のハードルが⾼くなっていました。
「COCOMITE」に移行してオンラインマニュアルになった今は、クレームが発生したらすぐにやり方を見直して、マニュアルに反映させることができるようになりました。
的場 情報の蓄積と共有が容易になったことで、急な退職者が出ても後任がマニュアルを調べて対応することができるので、お客さまにご迷惑を掛けることがありません。それは当社の強みだと思います。
「分かりやすい」と喜ばれる動画マニュアルをメイン活用
COCOMITE導入で、マニュアルの動画化が加速。従業員の業務の理解度、習熟度も向上拡大画像表示
――各種マニュアルは動画がメインなのですね。
山口 文字を連ねるよりも動画を利⽤したマニュアルの方が、現場からは「分かりやすい」と喜ばれます。動画ソフトや音声合成ソフトは他社のものですが、「COCOMITE」は外部ソフトとの親和性が高いところもいいですね。
的場 当社では従業員の教育を重視しているので、教育マニュアルの見直しも行いました。以前は指導する人によって指導方法や教育方法がバラバラでしたが、「COCOMITE」の動画を見てもらうことで、全現場に共通のオペレーションができるようになりました。
先生が生徒に直接指導する方法が、豊富な情報を伝えるという点では一番いいと思うのですが、それに近いことを「COCOMITE」で実現できています。教育体制が整っている点は、お客さまが当社を選んでいただくポイントにもなると思います。
業務の現場では、オンラインマニュアルを見ながらの勉強会も随時開かれる
――「COCOMITE」を営業活動にも活用しているそうですね。
的場 以前は営業担当者が、訪問先で話題になりそうな動画をダウンロードしてから訪問していたのですが、「COCOMITE」に替えてからは、話題の広がりに合わせて、その場で「COCOMITE」にある動画を見ていただくことができるようになりました。また、パブリック公開機能を使ってお客さまと動画を共有し、営業活動に役立てています。
――「COCOMITE」の改善点について、何か要望はありますか。
的場 現状は特にありませんが改善のお願いをすると、すぐに答えが返ってくるコニカミノルタさんのレスポンスの良さには助かっています。
中村 「COCOMITE」は戦略的なアジャイル開発を継続しており、ボイスさまからいただいた声などから、次の新規機能企画・開発も行っています。「COCOMITE」は、もっと使いやすく、便利になります。ぜひ、ご期待ください。
