改正電子帳簿保存法、放っておくと法律違反に？　経営者が知っておくべき電子データ保存の対処法

宥恕措置の間に全社員に浸透し切れない可能性も

　20年に「マネーフォワード クラウド経費」を導入した時には、現場スタッフから毎日電話やメールで質問が飛んでくるような状況が続き、使いこなせるようになるまでに3〜4カ月の時間を要したという。しかし、こうした導入の苦労が功を奏し、改正電子帳簿保存法に対応するシステムを導入した際にはアプリで領収書の撮影、金額の申請などができるようになり、新システムを使った業務運用にはさほど苦労なく馴染めたと話す。

　この会社は改正電子帳簿保存法対応に必要な作業負荷を分散できた結果、およそ6カ月で環境整備を完了した。しかし、一からシステムを導入する会社にとっては、まず改正電子帳簿保存法とは何かを理解するための時間、そして全社員への周知、業務運用に慣れる期間も考慮に入れて対応を進めないといけない。

「システムさえ導入すれば改正電子帳簿保存法の対応はOK、と考えている人は多いかもしれませんが、そのシステムを現場で使いこなせるようになる期間を考慮に入れていない会社は案外多いのではないかと思います。ゼロベースで対応を始める会社は、規模にもよりますが宥恕措置の間に全社員に浸透し切れない可能性があります。経理担当者に任せておけばなんとかなる、ではありません。全社員が認知し対応できるようになるために、まずは経営者の方が改正電子帳簿保存法を理解し、経営課題として今すぐにでも取りかかるべきです」（野永氏）

　すでにシステムを導入している、という会社でも、多忙な日常業務をこなしつつ、改正電子帳簿保存法に対応した業務運用に切り替え、全社員が慣れていかなくてはならない。現場の混乱を避けるためにも、先送りにせず、今すぐ動くことが必要なのだ。