人手頼みの経費精算業務を
ＩＴで大幅に効率化
“領域を絞ったＩＴ化”の対象業務としては、どのような企業でも日々発生する、経費や交通費の精算業務が挙げられる。今日でも、中小企業における日々の交通費・旅費・経費などの申請業務は、いまだ紙やエクセルで処理され、人手に頼っているのが実情だ。
例えば、営業スタッフが交通費を申請する場合、利用した交通機関の運賃を調べ、紙やエクセルの申請書に記入して上司に提出する。上司や経理担当などの承認者は、運賃に間違いはないか、定期区間の料金を控除しているかといったチェックを行ってから承認する。さらに、経理担当は、承認された申請書を基に、仕訳や会計ソフトへの入力などの経理業務を手作業で行わなくてはならない。
こうした一連の経費精算業務を大幅に効率化するのが経費精算システムである。
経費精算システムは交通機関の乗り換え案内ソフトを内蔵しており、営業スタッフが交通費を申請する際は、経路を入力するだけで自動的に交通費が入力される。SuicaやPASMOなどＩＣカードの利用履歴を読み込めばそのまま申請できる機能や、あらかじめ登録した定期区間の運賃を自動的に控除する機能も備える。従来の申請・精算フローを変えたくない企業のために、これまで使用してきた紙の帳票の体裁を踏襲することも可能となっている。
さらに、自動仕訳や会計ソフト連携機能など、手作業で行っていた経理業務を大幅に効率化する機能も備える。
申請作業はもちろん、特に経理業務の省力化や合理化を徹底的に追求しているのだ。
