郵送、確認、作成の手間から解放された「電子契約機能」
島田 文書業務において欠かせないPDFを編集するなどフル活用できるのがAcrobat Proです。閲覧のみの無償のAcrobat Readerとは異なり、デジタルでのPDF文書の共有、編集、あるいは電子契約などの機能をAcrobat Proは備えています。いつから導入されたのですか。
アドビ マーケティング本部 マーケティングマネージャー島田昌隆 氏大学卒業後アドビ入社。Marketo EngageのInside Salesを経て2021年より現職。「Adobe Document Cloud」の企業向けマーケティングに従事するとともに、エバンジェリストとして数々のセミナーに登壇し、企業のDX化の第一歩としてのペーパーレス化推進を支援している。
中島 22年5月ころにAcrobat Proに切り替えたのですが、その便利さに私も含めたメンバーが、皆、感動しています。
島田 具体的にどのようにAcrobat Proを活用されているのですか。
中島 まず、多くの契約書を、Acrobat Proの電子契約機能を使って取り交わすようになりました。以前は定量制限のあるものを使用していたのですが、Acrobat Proでは回数無制限で電子契約を利用できます。当法人は、年度が切り替わるときに契約が多いなど波があるので、これは非常にありがたいと感じています。
しかし、一番のメリットは、契約書を郵送でやりとりする必要がなくなったことです。先ほど話した通り、印刷、製本、押印、備品の購入など、無数にかかっていた“ひと手間”が不要になりました。この”ひと手間”は「あ、この商談のあと契約書作成のために文房具屋に行かなきゃ」というかたちで脳のリソースを常に地味に割かれており、目に見えないこの「脳のリソース」が空いたことが想定しなかったメリットでした。また契約書の送信の際には関係者全員に一斉通知できるので、チャットツールやメールなどで「契約書を送りました」「お手元に届いたか確認してください」といったような報告をする手間もなくなりました。
島田 契約業務にかかる作業時間はどれくらい削減できましたか。
中島 正確に計測したわけではありませんが、１契約あたり3時間程度は削減できていると思います。事務所へ行く往復時間も考慮したら、もっと多いですね。年度末などは契約件数が20件以上になることもあるので、全体で見れば作業時間の削減効果は非常に大きいです。
また以前は契約スケジュールを調整するのが大変でした。お客さまとプロジェクトを始めるには、まず契約書を郵送して、確認して、事務所で受け取って、さらにお互いに押印して……と開始までにどうしても時間がかかってしまっていました。けれど、電子契約であればいつでもどこでも取り交わせるので、「今すぐにやりましょう！」とお答えできます。商談時の熱い状態のままスピード感を失わずにお客さまとプロジェクトを開始できるようになったのもメリットだと感じています。
島田 校正業務の方ではどのようにお使いいただいていますか。
中島 お客さまからPDFで原稿データが送られてきたら、各担当者がAcrobat Proのコメント機能を使ってコメントを入れ合っています。複数ユーザーが同時に共同作業できたり、オンラインミーティングをしながらその場でどんどんコメントを書き込んだりもできる。業務効率が上がってスピードアップできました。
島田 以前のように、それぞれの赤字を一つの紙にまとめる清書の作業をすることがなくなったのは良かったですね。
中島 はい。われわれはご存じの通り、現在メンバーが20人前後の小規模なスタートアップで予算も限られていますから、以前は、業務で使うツールなども含めて、できるだけお金をかけたくないと思っていたんです。でもAcrobat Proを使ってみたら、時間や工程、目に見えない部分の負担などの削減もでき、働きやすさやパフォーマンス向上に直結することが分かって、料金を支払っても導入するだけの価値があると思いました。この体験は目からうろこが落ちるもので、新しい人材を迎え入れて組織を成長させたい中小企業やスタートアップこそ、こういった部分に投資するといいと感じています。
島田 ありがとうございます。ReBitさんが契約は電子契約にしたいとお願いしたとき、お客さまは問題なく受け入れてくれていますか。
中島 受け入れてくださるお客さまが多いです。特定のツールをダウンロードしたり、アカウントを作ったりする手間がなく契約できるので、ハードルは低いようです。もちろん中には、社内規定の関係で紙の契約書が必須のお客さまもいます。しかし最近では請求書などの電子化が一般的になっていますから、契約書の電子化も徐々に浸透していくのではと考えています。
島田 確かにその流れはあると思います。私が新卒でアドビに入社するときに、内定をもらってから海外を回って旅をしていたんです。その旅行中、入社に際しての契約書などのやりとりが必要になったのですが、日本に戻らずにAcrobat ProやAcrobat Signで完結できました。他社に就職した同期に聞いたらそういう会社は少ないようですけど……（笑）。面接から契約まで書類提出を含めて全てオンラインで行えると、地方在住者や海外人材を含めて、多様な人を採用できるチャンスが広がるため、人材獲得にも大きなメリットといえると思います。ではReBitさんの今後の活動について教えてください。
中島 引き続き、「LGBTQを含めた全ての子どもがありのままで大人になれる社会を目指す」というビジョンに向けて、各事業を展開していきます。そのビジョンを実現するのはわれわれの力だけでは無理ですから、ご支援いただける企業・自治体・個人とのネットワークを広げていきたいです。LGBTQのテーマも含めて、働きやすく生きやすい会社・社会について皆さんと一緒に考え、活動を続けていけるような組織でありたいと思っています。
島田 本日はありがとうございました。ReBitさんのますますのご発展を期待しています。
