3万2012時間分の会議を分析して分かった！デキる社員が実践しているオンライン会議を効果的にする技

　会議の中でも「顔を見る」ことが好意形成につながります。これはザイオンス効果というのですが、特定の人物と何度も繰り返し接触することで好感度が高まる心理的傾向です。

　そこで、218社のクライアント企業と「参加者のカメラをオンにしてもらう」実証実験を、5年半にわたって行っています。その成果の中で成功確率が高かった技の上位5つを紹介します。

①アジェンダを24時間前までに共有する

　クライアント企業815社の調査の中で、アジェンダが共有されていない社内会議は全体の約6割に上ります。それでは参加するメンバーは当事者意識を持てず、顔を出す必要性も感じません。必ず、開始の24時間前までにアジェンダをメンバーに共有してください。

②会議の冒頭2分で「感情共有」の雑談を行う

　会議の最初の2分でメンバーの関心がありそうな話題を振って、感情を共有しましょう。この際に「最初の2分だけでいいので、顔を見せてもらえませんか？」とお願いしてください。時間を制限することでカメラをオンにする人が増えます。また、雑談後もオンにする人が徐々に増えました。また、カメラをオンにする人が全体の50％を超えると同調圧力が働き、全員がオンにしてくれる確率が高まることが分かりました。

③リーダーが率先してカメラをオンにする

　メンバーにカメラをオンにしてほしいのなら、まずリーダー自身がカメラをオンにしてください。相手がすることに自分も応えようとする「返報性の原理」が働きます。

④カメラオンの条件を設ける

　日本の社内会議の約74％は「60分」で設定されます。オンライン会議は「見られている」意識が強まるので、カメラオンを60分続けると疲れてしまいます。そこで、「前半はカメラをオンにしましょう」「発言するときはオンにしてください」というふうに、オン／オフのタイミングを絞ってあげると抵抗感が薄まります。

⑤質疑応答の時間を設ける

「発言するときはカメラをオンにする」とした上で、会議の最後に質疑応答の時間を設ける方法です。さらに「質問がない場合は当てます」と付け加えると、内職率が下がります。質疑応答を活性化させることでカメラをオンにする人が増えていきます。この方法は参加者の当事者意識を高める効果もあります。

　また、顔を出すメリットを理解してもらうことも大切です。例えば、弊社の調査では、②の「冒頭2分で顔を出して雑談した会議」と「しなかった会議」を4000時間分で比較したところ、顔出しの雑談を行った会議の方が発言数が1.7倍になり、45％の確率で予定より早く会議が終わったのです。

商談も社内会議も「Poly」で
質の高いコミュニケーションを

「前職のマイクロソフトでは『Poly』をベースに自社製品と連携させるプロジェクトを行っており、もう20年以上の付き合いですね。個人的な感想ですが、現行機種でも『Poly』はカテゴリーをリードする製品であると感じています」と越川氏は語る。

　ハイブリッド勤務が日常になった今、さらに社内コミュニケーションを加速させ、商談の成功率を上げるために、「誰でも簡単に」「質の高い会議」を実現できるオンライン会議システム「Poly」を検討してみてはどうだろうか。