若手社員が思う「やりがいのない仕事」、1位は「社内行事の幹事」、2位「電話取次」。離職を防ぐ方法とは？

「時間延長で来客を待たせる」「予約したのに使われない」などの会議室の課題を解決

　RECEPTIONISTは、クラウド受付システム「RECEPTIONIST」の他にも、オフィスのDXを支援する多彩なソリューションを提供しており、その一つが会議室予約管理システムの「予約ルームズ」である。

「『RECEPTIONIST』と『予約ルームズ』を連携させると、来客が受付すると同時に、その来客が使用する予定の会議室内に設置されたスマホやタブレット端末などのインターフェースに『次のお客さまが到着しました』というメッセージが表示されます。この仕組みは、“受付嬢”時代の経験に基づいて考案し、特許を取得したものです」と橋本CEOは説明する。

　橋本CEOによると、受付係がいる企業では会議室の管理も受付係が行っている。来客を受け付けると、予約されている会議室や応接室まで受付係が案内するのが通例だからだ。

　ところが、「前の会議が続いていることが多く、空いたかどうかを確認するため、何度も受付と会議室を行ったり来たりすることが頻繁にありました。これは非常に無駄な動きですし、お客さまにとっても迷惑です。最近は受付係を置いていない会社も多いので、会議中の人はお客さまのご来訪にすら気付かず、会議を長引かせてしまうケースが増えているのではないでしょうか」（橋本CEO）。

　次に利用する来客の来訪が会議室に直接通知されれば、問題は解決する。しかもこの仕組みが定着すると「時間通りに会議を切り上げよう」という社員の意識変革にもつながり、結果的に生産性が上がるという。

「予約ルームズ」には、会議室内に置いたインターフェースに「あと5分」といった会議の残り時間が表示される機能もある。

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　また、会議が早めに終わったときや、延長したいときは、インターフェース上のボタンを押せば、その場で予約時間の変更ができるのも便利だ。使用中はインターフェースの全面が赤になっているが、早めに終わって完了ボタンを押すと空室を表す緑色表示に変わる。

「会議室の前まで行ってインターフェースを見れば、色や残り時間の表示によって『今空いているのか』『何分後から使えるのか』がひと目で分かり、空いていればその場で予約ができます。限られた会議室を効率よく使えるようになるのです」と、橋本CEOは導入メリットを語る。

　リモートワークの定着によって会議室の利用頻度が高まっている今日、無駄のないスペース活用が実現するのは願ってもないことだろう。

「RECEPTIONIST」はクラウド受付システムでシェアナンバーワン（※1）を獲得し、「予約ルームズ」も第三者評価機関から「使いやすさ」「機能満足度」などでナンバーワン（※2）に選ばれるなど、高い評価と導入実績を誇る。数多くのエンタープライズが導入していることも、業務効率化や社員のエクスペリエンス向上に効果があることを物語っているといえそうだ。

※1 デロイト トーマツ ミック経済研究所「年平均成長率35％で急増するクラウドiPad無人受付システム市場」（「ミックITリポート」2024年10月号）
※2 スマートキャンプ「BOXIL SaaS AWARD Summer 2024」

受付業務を900時間削減、年間100万円以上のコストダウンができたオリオンビール

　実際、「RECEPTIONIST」を導入した沖縄県に本社のあるオリオンビールは、来客や業者の受付業務が年間900時間も削減。金額にして年間100万円以上のコストダウンを実現している。

　橋本CEOは、「業務効率化だけでなく、会社の“顔”ともいえる受付サービスをデジタル化することで、『DXにしっかり取り組んでいる会社』というイメージをアピールできるのも大きなメリットではないでしょうか」と語る。

　RECEPTIONISTは、今後もオフィスのDXを支援する多彩なソリューションを開発していく計画だ。年内には、災害時にリモートで社員の安否をチェックできるソリューションも新たにリリースする予定もある。

　社員が働きやすく、モチベーションを高めやすい環境づくりを支援し、人材の定着に貢献するRECEPTIONISTの取り組みに今後も注目したい。