紙情報の電子管理など
関連サービスも開発
また、NRIは政府の「マイナンバー等分科会」に参加している唯一の民間企業であり、『e-BANGO』はそうした制度への高い理解をもとにサービス設計されている点も非常に心強い。2016年11月にスタートした帳票画像保管サービス『e-BANGO/image α（イメージアルファ）』も、制度理解をもとに、マイナンバー記載書類の電子化について『e-BANGO』導入企業からのニーズを先取りして開発されたもので、マイナンバー法・電子帳簿保存法のスキャナ要件に対応済だ。
企業にとって、マイナンバー業務関連で厄介なことの一つは、マイナンバーを含む個人情報が書かれた紙文書の管理だ。マイナンバーを管理システムに入力した後も、紙の文書にはデータと同様の管理義務が生じる、すなわち保管期間経過後の速やか、且つ確実な破棄が求められるが、保管期限到来時には大半の紙文書は倉庫に保管されていることになる。倉庫内の大量の箱から一枚一枚特定し、破棄し、記録することは、事務負荷・コスト両面から非現実的だ。
NRIの帳票画像保管サービス『e-BANGO/image α』は、紙文書をスキャンした電子データを、前述の『e-BANGO』と同じく、インターネットから隔絶された安全な環境下での厳格な管理を実現している。加えて大量文書のスキャンにも対応するDSBによる高品質なBPOサービスを提供している。
「マイナンバーに関連する実際の事務作業を検証すると、番号そのものを収集して厳重に保管・管理するだけでは不十分で、多種多様なマイナンバー記載書類の管理まで含めたトータルソリューションを提供する必要があると考えました」（南側氏）
『e-BANGO/image α』は、スキャンした瞬間から破棄までセキュアなデータ管理機能のみならず、税務当局の監査にも対応するタイムスタンプ機能等も併せ持ち、さらにスキャニングから破棄まで全ての事務を代行するDSBのBPOサービスを加えたサービスだ。
「ある金融機関では、マイナンバーに限らず数百万枚規模に上る重要機密情報の格納先として本サービスをご導入いただいています。マイナンバー記載書類に限らず、これまで何度もペーパーレス化にトライしながら過去の膨大な書類の山に挫折された企業様や拠点移転を計画中の企業様にも、是非『image α』をご検討頂きたいですね」と南側氏は語る。
