Microsoft Teams を先行して利用する企業によるパネルディスカッションでは、各企業のコミュニケーションの課題解決へのリアルな取り組みが議論された
組織内のコミュニケーションの課題とは
セミナーの締めくくりは、「Microsoft Teams活用座談会」。正式リリース前に社内で先行利用していた各企業の担当者がTeams導入前の状況や操作性、今後の期待などについて語り合った。参加者は以下の写真の4名で、進行は、日本マイクロソフトOffice マーケティング本部シニアマーケティングプロダクトマネジャー、吉田馨一氏が務めた。
最初の質問は、Teamsを導入する前、どんなコミュニケーションやコラボレーションのやり方をしていたか？
（左上）阿部正樹氏 ミマキエンジニアリング管理本部経営情報システム部システムインフラ企画推進グループリーダー（右上）山本祐樹氏 Phone Appli執行役員新規事業開発部部長
（右下）田中祐司氏 日本ビジネスシステムズパートナーアライアンス本部ビジネスアライアンス開発部部長
（左下）小澤拓史氏 日本マイクロソフトビジネスプランニンググループ本部長
口火を切ったのは、アプリケーション開発企業、Phone Appliの山本氏。「当社ではクラウド電話帳サービスを開発していますが、これはスマホやPCを使ったコミュニケーションを司るコントロールセンターなんですね。ですから、Teamsの導入前はスマホやチャット、グループチャットなどを使っていました」。
業務用インクジェットプリンタなどの開発を手がける、ミマキエンジニアリングの阿部氏も「導入前はメールまたは電話でのコミュニケーションのみ。Office 365を導入してからは、Skype for Businessのチャットも利用しています」といった状況。各社ともメールやチャット、Skype for Businessなどが中心だった。
そうしたコミュニケーション環境では、どのような課題を抱えていたのか？
独立系システムインテグレータ、日本ビジネスシステムズの田中氏は「メールの一番の問題は、スレッドが乱立してしまうことと、最新版のファイルがわからなくなること。ファイルを更新するごとにメールに添付して全送信するため、あちこちにさまざまなバージョンのファイルが生まれる」。続いて、阿部氏も「田中さんとほぼ一緒です。メールでのファイル添付は、最新版がどこにいったのかわからなくなる。リアルタイム性がないのも課題」と、同じような悩みを抱えていたようだ。
山本氏は「メールや電話、チャットのコミュニケーションは便利でいいのですが、特定のテーマで話をするときに履歴が残らない。チャットは便利な反面、過去の発言がうやむやになってしまう」と、チャットの問題点を指摘した。
日本マイクロソフトで戦略立案などに携わる小澤氏は「ファイルがOneNoteやエクセルなど機能ごとの管理になっていたため、必要な資料を探すのに手間取っていた。そこに少し改善の余地があったと思います」と、ツールごとのファイルの乱立を課題に挙げた。
