専門人材の不足に業務の標準化で対応
シフト管理のクラウド化はそのための基盤
【case3】 田中クリニック
田中クリニックの受付。診察券をかざすだけで受付が済んで電子カルテが自動的に取り出せる自動受付機を導入するなど、小規模ながらIT化が進んでいる
東京都中野区で地域密着型の医療サービスを提供している田中クリニック。ほかのクリニックとの大きな違いは、看護師も事務スタッフも、短時間勤務のスタッフを中心に採用していることだ。
「かつては少数精鋭のスタッフで運営してきましたが、子育てや親の介護など、さまざまな事情で長時間勤務が困難になる人が多く、人材を固定化することはリスクが大きいと感じるようになりました。一方で、せっかく看護師の資格を持っているのに時間の制約があって働けない方や、ちょっとした時間を使って働きたいと考えている主婦の方は大勢いらっしゃいます。そうした方々に働く機会を提供しつつ、サービスを継続することがいまの時代に合った雇用のあり方ではないかと考えているのです」と語るのは、同クリニック事務長の田中健介氏である。
短時間勤務のスタッフが中心でもサービスの質が保てるように定型業務の標準化を図り、小さなクリニックとしては珍しく自動受付機を設置した。このように受け皿を整えたことで、同クリニックのスタッフ数は以前の2倍の16名になった。
そこで新たな課題として浮かび上がったのがシフト管理であった。同クリニックでは、シフト希望の紙をスタッフ全員から集め、それを田中氏が表計算ソフトに手入力していた。人数が2倍になれば、当然ながら管理の負担も倍増する。スタッフ全員から紙を集めるだけでもひと苦労。さらに転記漏れや転記ミスがないように入力する作業は神経をすり減らした。
田中クリニックのシステム面をすべて管理する事務長の田中健介氏
この課題を解決するため、田中クリニックは「Airシフト」を導入した。田中氏は「物理的な紙の入力がなくなり、管理がとてもラクになりました。スタッフ数は2倍になったのに、シフト作成にかかる時間は半減しました」と評価する。
同クリニックでは基本的に、平日の「午前」「午後」の2枠でシフトを管理している。土曜日の「午前」1枠も加えれば1週間で計11枠だ。スタッフは「シフトボード」を使って、この11枠の中から出勤できる枠を登録する。さらに看護師に関しては、最低2時間単位で出勤できる時間帯を細かく設定できる。
田中氏は「管理もラクになりましたが、スタッフの方々が希望シフト枠を簡単に登録できるようになったことは、それ以上に大きなメリットだと思います。働きやすさが向上すれば、定着率も高まるからです」と語る。
クリニックのさらなるサービス向上を目指す田中氏は、「これからも『Airシフト』のようなシステムを積極的に活用して、業務の標準化を推し進めていきたいですね」と語る。
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これまで見てきたように、「Airシフト」は様々な業種・業態でシフト管理業務の改善に貢献していることが分かった。今年4月に提供開始以降、7月にはAIを実装した「シフト作成アシスト機能」、9月には「勤怠管理機能」と続々と新機能を実装している。現場責任者の業務効率化だけでなく、アルバイト、パート労働者にとっても柔軟な働き方を支援するシステムなので、これからも採用する企業が増えることは間違いないだろう。
問い合わせ先
株式会社リクルートライフスタイル
Airシフト ヘルプデスク （平日10:00～19:00）
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