「簡単・柔軟・低コスト」の三拍子がそろうグループウエア
佐藤氏の前職は大手保険会社の業務改革コンサルタント。保険にまつわる業務プロセスを知り尽くし、2014年からベストコンサルの経営に参画するようになった佐藤氏には、取り組むべき課題は当初から見えていたという。それは、全ての営業担当者の動きをきちんと把握し、業務全体を「見える化」すること。そして、それによって得られる情報をフル活用し、より大きな価値を生み出せるようにすることだ。ただし問題は、その仕組みをどう構築するかであった。
「大前提として、ビジネスプロセスを管理する社内ポータルサイトが絶対に必要でした。しかし、ただシステムがあればいいというものではありません」と佐藤氏。というのも、当時の同社の平均年齢は52歳。パソコン操作に不慣れで「指1本でキーボードをポチポチ押して入力するのが精いっぱい」という社員もいたぐらいだった。さらに、業界経験の長い人ほど一匹狼タイプで、管理されることを嫌う。操作がややこしい管理ツールが浸透するはずがない。
そこで佐藤氏は、①デジタル機器が苦手な高齢層でも使いこなせること（カンタン操作）、②自社の業務プロセスを全て集約できて仕事が楽になること（カスタマイズの柔軟性）、③初期投資や運用費が安く、専任スタッフが不要（低コスト）の三つを条件に、さまざまなツールを比較検討した。そして、たどり着いたのがサイボウズ Officeだ。
「スケジュール管理やコミュニケーション機能、ファイル共有といったグループウエアの基本機能だけでなく、『カスタムアプリ』の機能が充実していることが最大の魅力でした。自社の業務プロセスにぴったりのアプリが簡単に作れて、業務をすごく楽にできるんです」
例えば、あらゆる保険契約で年に1回必ず発生する「保険契約更新業務」は、確実にこなさなくてはならない大切なタスクの一つ。その上、16年に改正保険業法が施行されてからは「いつ、どんな提案をしたか」という正確な記録が求められるようになり、営業担当者に課される作業が増えた。この作業を飛躍的に楽にしたのが、カスタムアプリで作成した更新進捗管理アプリ「更新くん」だ。
営業担当者が画面を開くと、1カ月以内に満期を迎える契約がズラリとリスト表示される。優先度の高い順に並んでいるので、その通りにアポイントを入れていけば漏れがない。訪問後の記録も簡単だ。「営業状況」の項目をクリックして、プルダウンメニューから項目を選ぶだけ。わざわざ編集画面に切り替える必要がないので、画面を開いて3タップで記録が完了。外出先でタブレットやスマートフォンからでもサッと入力できる。
