ITが苦手な社員もサクサク使えて業績アップ！中小企業のデジタル改革の極意とは

「学び合える環境」が生まれ、社員の成長が加速する

　この道25年のベテラン営業社員、小林太氏はサイボウズ Officeの導入で働き方が大きく変わったと話す。

「以前は、お客さまとの面談記録は全てノートに記録していました。紛失すると取り返しがつかないので、同じ内容をさらに手帳に転記していました」と小林氏。一つ一つの案件に丁寧に取り組んできたからこそ、新システムを導入すると聞いた時は「事務作業が増えてさらに面倒になる」と身構えた。しかし、それは全くの杞憂だったと笑う。

「何より入力がものすごく簡単で、電話しながらでも指1本で入力できる。もちろん転記も不要です。いつまでに何をしなければならないかがはっきり分かるので、効率よく動けるようになり、時間に余裕ができました」。そして、業務の効率化以上にメリットを強く感じているのが「チームで業務を進めやすくなった」ことだという。

「以前は、自分の担当案件の事務作業も自分でやっていましたが、今はサイボウズ Officeに進捗を入力するだけで、必要な書類作成や事務手続きは事務所のスタッフが進めてくれます。分業がものすごくスムーズになりました」

　チームプレーは営業の場面にも及ぶ。

「スケジュールが共有できるので、空き時間に他の営業に同行したり、同行してもらったりする機会が増えました。驚いたのが、古くからよく知っているお客さまでも、他の営業が違う切り口で対応すると、意外な悩み事を話してくれることです。自分がいかに思い込みで仕事をしていたかに気付きましたし、チームで動くことが成長につながると実感しました。おかげで既存のお客さまから新たな契約を頂くことが増え、ここ3年で個人売り上げが4割も伸びたんですよ」

働きやすさも、顧客サービスの質も大幅にアップ

　思わぬ急病で仕事を休むことになった時にも、グループウエアのありがたさを痛感したという。「3週間ほど緊急入院したんですが、進捗状況を細かくサイボウズ Officeに記録していたおかげで、同僚がしっかりフォローしてくれて、安心して寝ていられました（笑）」と小林氏。「昔は個人プレーの方が気楽だと思っていましたが、責任が全て自分の肩にのしかかるし、何かあればお客さまにも迷惑がかかります。協力すれば体も楽だし、売り上げも上がるし、お客さまにも喜ばれる。この安心感はすごいです」。