ITが苦手な社員もサクサク使えて業績アップ！中小企業のデジタル改革の極意とは

　誰がどんな仕事をどれだけ抱えているかがリアルタイムに分かることは、マネジメント層にとっても大きなメリットだ。「Aさんは商談中が2件、事故対応が2件、提案可能案件15件……といった具合に、業務状況が一目瞭然ですから、仕事が集中していれば適切に割り振れるし、対応がまずければ早めにサポートできます。連絡漏れもなくなり、無駄な会議も減りました」と佐藤氏。

「ファイル共有」機能であらゆる資料をデジタル化してストックできるため、社内の書類も、いつでも、どこからでも作成・申請が可能に。これまで紙ベースで蓄積されていた情報も全てスキャンしてシステム上に蓄積して活用しやすくなったほか、「お客さまからの喜びの声」「発生したトラブル」「分かりやすい提案資料」といった情報の共有も進んだ。社内に学び合える環境が生まれた上、紙の書類が減ってオフィスもすっきりきれいになった。

いまではタブレットと携帯電話だけでの営業スタイルとなった。後方には営業スタッフが控える

　さらに同社では、保険会社から提供されたデータをサイボウズ Officeに入力したり、逆にサイボウズ Officeで管理しているデータを保険会社の基幹システムにアップロードする作業をRPAで自動化。事務作業が劇的に減ったのはもちろん、本社と支社をオンラインでつなぐだけで事務機能の集約が可能になった。営業スタッフさえいれば新たな拠点が身軽に開設できるため、事業拡大がスムーズになったという。

「売り上げアップが全てサイボウズ Officeのおかげ、というつもりはありませんが、これがなければ案件数や売り上げはもちろん、拠点数もここまで増やすことは絶対にできませんでした。使い勝手もいいので、転職で入社してきた人はみんな『こんなに仕事しやすい職場は初めて』と驚きますよ」（佐藤氏）

　グループ会社のベストリスクマネジメントでは、保険代理店向けにカスタマイズしたサイボウズ Officeの導入を支援するコンサルティングサービスも提供しており、評判は上々だそう。デジタル化とは縁遠い、と思っている中小企業こそ、大きな改善効果が期待できるのではないだろうか。