「属人的なExcelワークファイル」など“キーマンリスク”と人手不足の課題を解決。業務集約・BPOサービス導入に成功する方法

EYが多くの企業から支持される理由

　業務集約・BPOサービスの導入を検討している企業は増えている。では、成功するためには、実際にどのように導入を進めていけばいいのだろうか。

「企業の中では、『これまでやってきたから』と、業務を引き継いだまま行っているケースが少なくありません。業務が文書化されていないため、全体像も分かりません。そこでまず、業務全体をリスト化し可視化することから始めます。業務の主従関係を階層化し、インプット・アウトプットを明確化します。これを私たちは“業務のタクソノミー（分類）化”と呼んでいます。タクソノミー化を行うことで、経験値の文書化・ルール化が実現します。また、業務・情報フローが最適化され、インプットからアウトプットへの流れもシンプルになります」

　むろん、教科書的に、「業務を可視化し、標準化や最適化を進めるべきである」と語るのは簡単だ。EYビジネスパートナーならそれが実現できる、その理由はどこにあるのか。

「私たちの強みは、上流のBPR（業務改革）コンサルティング・BPOオンボーディング（組織への定着）だけでなく、オペレーションまで一貫してサービスを提供できることです」と横井氏は説明する。いわゆるBPOの出し手と受け手を同社が1社で行うことにより、意思疎通が図られ、着実に業務のアウトソーシングを実現していけることだ。さらに、EYの国内法人およびグローバルネットワークを活用し、高度な専門性が求められる課題にも対応する。監査法人、弁護士法人、税理士法人を有しているため、それぞれの独占業務にも対応が可能だ。

「AI（人工知能）やロボットを活用するなど、将来を見越したテクノロジーの導入も支援しています。自動化のためにはどのようなデータをインプット・アウトプットすべきか、といった知見もグローバルネットワークを駆使して蓄積しているところです」

　高い品質はもとより将来の変化にも対応できる業務集約・BPOサービスを提供してくれるということだろう。さすがは「Big4（ビッグ4）」と呼ばれる四大監査法人の一角を占めるグループの一員である。ただ、それをもって「費用も相応に高額になるのではないか」と決め付けるのは早計だ。

「当社は東京以外に福岡、沖縄、さらに外部のリソースプールを持ち、国内ニアショアオフィスを形成しています。これらを活用することで、かなりリーズナブルな価格でサービスを提供できています」

　さらに、効果的な業務集約・BPOを実現できれば、さまざまなコスト削減にもつながる。一石二鳥にも三鳥にもなるだろう。EYが多くの企業から支持される理由がここにある。

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複雑なExcelワークファイルなど「属人的なリスク」を削減

　EYビジネスパートナーの業務集約・BPOサービスは、単なるアウトソーシング化ではなく、顧客企業が抱える「真の課題解決」を目指しているのが大きな特徴だ。

　その代表的な事例ともいえるのが、職場に残された複雑なExcelワークファイルなどの課題解決だ。先述したように、多くの企業では、ITスキルのある担当者がExcelツールの改修などを行ってきたため、本人以外が使い方や内容を把握できないようなExcelワークファイルが散見される。また、これらのExcelワークファイルは、入力のみで作業が完結しないことも多く、データの増減に対応するためには手作業での修正が必要で、ミスの発生リスクもあった。

「当社では、Excelワークファイルの標準化ソリューションにも豊富な実績があります。データ処理の流れを解析し、統一ルールを提供してワークファイルを再構築します」

　これにより、一部のスキルフルな人材でなくても、誰でも簡単にExcelワークファイルの操作ができるようになるという。

　同社の改善提案により、ある大手保険会社では、税務申告に係る交際費のワークファイルについて、マクロやピボットテーブルなどを用いず、Excel関数の代替によって、元データを貼付するだけでデータ集計を完結できるようになった。手作業で行っていたデータの取り込み、抽出作業は大幅に軽減された。

　また、ある大手金融機関では、退職給付のためのExcelワークファイルの標準化を進めた結果、約1万4000あった再鑑者によるチェック箇所を約30分の１の450に減らすことが可能になったという。

「ある部署の一部のExcelワークファイルについて試験的に改善策を導入したところ、非常に効果が高いことから、その部署内の複数のExcelワークファイル、さらに異なる部署へと改善を広げていったこともあります」と横井氏が説明するように、顧客企業からも高く評価されているようだ。

　企業が抱える課題を目の当たりにし、横井氏は「労働力人口が減少する中で、属人的な“キーマンリスク”はまさに喉元に突き付けられているところだと認識していただきたいと思います。ただし、担当者や経営者の方が独りで悩んでいてもなかなか解決できるものではありません。当社は国内外のベストプラクティスの知見を豊富に有しています。ぜひご相談いただきたいところです」と力を込める。

　労働力人口の減少問題は、日本社会全体の課題でもあり、災害リスクなどとは異なり、将来の予測が可能な現実問題である。いずれにしても、企業側は、その対応について、早々に準備を進めることが重要になるだろう。

【参考情報】
・横井 太一氏のプロフィールについて
・給与計算（ペイロール）・社会保険関連業務のアウトソーシングサービス（給与計算・社会保険関連業務BPO）について
・スタートアップを支援する専門チーム「EY Startup Innovation」について