システム選びで迷いなく「TOKIUM経費精算」に決めた理由とは？
サミットの本部では、これまで自社開発による経費精算システムを利用していたが、各店舗はそのシステムの範囲外で、紙ベースの申請・承認によって店舗の金庫から出金するという方法を取っていた。その中でも特に課題となっていたのが、パートタイム社員の立替交通費の精算業務だ。
サミットの各店舗では毎月多くのパートタイム社員が入店する。新店がオープンするときには一度に100人以上のパートタイム社員が入社することもある。このパートタイム社員の交通費は、入社翌月以降は給与と同時に通勤交通費として支払われるが、入社月はいったん従業員本人が立替払いし、後に立替分を店舗の金庫から現金を手渡しで支払うという処理が行われていた。店長や店舗経理担当がそれを行うわけだが、多忙な日々の業務の中で速やかに行うのは難しいのが実情だった。
日頃から「店舗の金庫からの出金をできる限りなくしたい」と考えていた同社経理部では、紙ベースの超アナログなオペレーションから脱却し、店舗の金庫から出金せずに立替交通費の精算が円滑に行える経費精算システムの選定に乗り出した。
その選定の過程で、同じ課題を抱えていた同業他社が導入して効果があったと聞いたのがTOKIUM経費精算だった。
「4〜5社の経費精算システムを検討していましたが、同業他社からTOKIUM経費精算を入れて楽になったという話を聞いて、安心して導入を決断しました。スーパーマーケットのようにチェーン展開をしていて多くの従業員を抱えている企業で、全従業員に利用を広げる場合には、TOKIUM経費精算の“一択”だと思います」（望月執行役員）
サミット望月保光 執行役員 経理部マネジャー
なぜ“一択”なのか？ その理由は、TOKIUM経費精算が領収書単位での課金体系を採用しているため、コストメリットが他社を大きく上回っているからだ。一般的な経費精算システムの多くはユーザー単位で課金されるため、パートタイム社員やアルバイト社員も含めた従業員を多く抱えるスーパーのような業種では、利用頻度以上にコストがかかってしまう。領収書単位の課金体系であれば、領収書の必要がない近距離の交通費を精算するだけのパートタイム社員が多く在籍していても、コストに影響を及ぼさない。
加えて、立替交通費の精算をする機会の多い本部の従業員にとっても、TOKIUM経費精算によってもたらされるメリットは大きい。本部で使っていた自社開発の従来の経費精算システムは、オフィスでしか使用できない上、申請者が経路や金額をウェブで調べた上でシステムに手入力し、申請しなければならなかった。
一方、TOKIUM経費精算は、スマートフォンで申請・承認が完結するため、システムを使用するためにわざわざ出社しなくてもよい。さらに、交通系ICカードと連携しているため、自分で経路や金額を調べて手入力する必要はなく、ICカードから読み取るだけで申請作業が完了。以前は定期券区間が経路に含まれていないかを一つ一つ確認していたが、これも定期券区間を設定すれば自動で控除されて算出される。
ICカードとの連携によって、申請者の入力ミスが減少するだけでなく承認者の確認作業も不要となり、申請にかかる時間の大幅な短縮が期待できる。また、申請を承認する上長にとっても、出張や外出中でも空き時間にスマホで処理ができるため、業務が滞ってしまうこともない。
領収書の枚数に応じた課金体系だけでなく、こうした機能面も評価した上で、サミットではTOKIUM経費精算の導入を正式に決定。会計連携や入力項目の設定などのカスタマイズなどの準備を行い、約半年後から一部の部門で試験運用を開始し、程なく全社展開した。導入・定着に当たった経理部の栁沢明宏氏は次のように話す。
サミット経理部 栁沢明宏 氏
「全従業員に個別に説明するのは難しいので、丁寧な操作マニュアル作成を心掛けました。しかも、『後はマニュアルを見ておいて』と丸投げするのではなく、マネジャーや店長に対して全体会議などの場を利用して対面で説明し、その後マネジャーや店長が従業員に使い方を教えていくという方法を取りました。導入後は操作に関する問い合わせもほとんどなく全社に浸透していきました。それだけTOKIUM経費精算が使いやすいシステムだといえると思います」
では、TOKIUM経費精算によって、実際にどのくらいの工程が削減できたのか？ 次ページで、数字を交えながら紹介しよう。
