支払いや納品、回答などが遅れているときに書くのが、督促状である。

　といっても、文書はやりとりに日数がかかるので、日常の取引関係の範囲内のことはたいてい、まず電話で「あれ、どうなりました？」と、口頭で催促するのが普通だ。一方、互いの信頼関係に響くような重大な遅れについては、きちんと文書で催促することで、責任を問いただしたり、のちのちのトラブルに備えることができる。状況によって、電話と文書をうまくつかい分けよう。

詫び状を書く場合の心がけ

・催促するに至った経緯がわかるようにする（すでに発行した請求書の番号を書き添えるなど）。

・その後の期限を明確にする。

・先方の単純ミスがありうる場合は、注意を促す程度の催促をして様子を見る。

・相手の対応に腹が立っていても、感情に流されず、事実のみを挙げて催促する。

・支払いの遅延などで、催促したことの証拠を残す必要が生じてきた場合は、内容証明郵便にする。

・こちらの緊迫感を伝えるなら前文は簡単に。日頃への感謝の言葉だけにしたり、「前略」で始めてもよい。

督促状でよくつかう言葉

再度ご請求させていただきましたが／電話にて再三お願い致しましたが／いまだお支払いいただいておりません／まだ到着しておりません／しかるべき措置をとらざるをえなくなりますので／至急／お調べの上／ご確認の上／よろしくご配慮くださいますよう／ご決済を賜わりますようお願い申し上げます