たとえば、「新規取引先に向けたイベントの提案」という「種まき」が見つかったとする。これを分解すると「新規顧客候補のクライアントの悩みが何かを調べる」「新規顧客候補のクライアントが求めている顧客層はどんな人で、何を解決したいかを調べる」などといった粒になるだろう。ここまで分解できれば、後はタイミングを見て計画通りに進めていくだけだ。自分にできないタスクがあれば、誰かにお願いしよう。

 この手法は、「種まき」だけでなく、「刈り取り」すべきことが多すぎて途方にくれたときにも活用できる。〆切りが迫っているタスクになかなか取りかかれないのは、何を、どこから、どうするかが明確になっていないからだ。「刈り取り」仕事も、「種まき」仕事と同じように細かく分解してみよう。ぐっと進めやすくなるはずだ。

 また、タスクの粒を細かくすることで、進捗を客観的に把握できるようになる。やるべきことが1日で終わらなくても、「70パーセント進めることができた」とわかれば、落ち込まずに済むはずだ。

◆定期的にタスクを棚卸しする
◇「戦略的先送り」を検討する

 タスクの仕分けをしていくと、「刈り取り(緑)」が貯まってしまってストレスを感じることがあるかもしれない。そんな人には、毎週・毎月・3カ月~半年に一度のタイミングで、自分のタスクを棚卸しするのがおすすめだ。「連絡したい人」「今後進めたいプロジェクト」「将来やりたいこと」「提出する課題」「読みたい本・資料」の5つの項目について、先延ばししているタスクを洗い出していこう。著者は、月曜日の「朝1時間」のうちの30分をこの作業にあてている。

「朝1時間」を続けて1週間もすると、片づいているタスクと全然進んでいないタスクが見えてくるはずだ。この段階で、「来週に持ち越すべきか否か」を決めよう。持ち越す必要はないと判断したら、思い切ってリストから外してしまえばいい。持ち越すことを決めた場合は、やり残しになってしまったと落ち込むのではなく、「戦略的先送り」と言い換えて、来週のタスクに組み込む。

 繰り返しリストに挙げても潰せないタスクがあるなら、その原因を考えてみよう。本当はやりたいと思っていないのかもしれないし、そもそも不要なタスク(塩漬けの黒)なのかもしれない。