本当に頭のいい人が「会議の前」に絶対すること・ベスト1

ビジネスパーソンが「無駄な時間」と感じるものの一つに、ダラダラと続く会議が高確率で入ってくる。「この時間があれば、あの仕事を終わらせられたのに」と思いながら、会議に参加したことがある人も多いはずだ。どうすれば、会議をもっとスマートに、簡潔に終わらせることができるのだろうか。その方法を指南してくれる本が、全米25万部を超え、世界16か国以上で刊行の話題作『Simple「簡潔さ」は最強の戦略である』だ。著者は、現在670万の定期購読を誇るデジタルメディア「アクシオス」の共同設立者3人である。本記事では、「スマート・シンプル（賢明な簡潔さ）」という発想をもとに考えられた会議短縮の方法を、本書の内容をもとに紹介する。（文／神代裕子、ダイヤモンド社書籍オンライン編集部）

4人中3人は良質な会議を行う訓練を受けていない

　筆者は会社員だった頃、よく会議の時にこっそりと別の仕事をしていた（内職と呼んでいた）。

　立場上参加しなければならないが、特に発言することもない、無駄に感じる会議がいくつかあったからだ。

　これは、筆者以外にもしたことがある人はいるはずだ。

　実際、本書でも「ビジネスパーソンの90パーセントは会議中にボーッとすることがあり、72パーセントは別の仕事をすることがあるという」と指摘している。

　このように、多くの人が「無駄」と思う会議が世界中で行われているわけだが、それはいったいなぜなのだろうか。

　本書では、その理由として「4人に3人は良質な会議を行う訓練を受けたことがない」ことを挙げている。

　であれば、ぜひとも簡潔かつ効果的な会議の進め方を知りたいものである。

賢い人は「会議の前」にこれをする

「会議の成否は始まる前から決まっている」。これが本書の主張だ。

　まずは大前提として、「本当に会議が必要なのか考えよう」と著者は言う。その議題を話すのに本当に複数名の拘束が必要なのか、1on1で話せば終わるものもあるのではないか、と検討するのだ。

　そして、いざ会議をするとなったら、必ずメンバーに事前に詳細をメールするよう促す。

　確かに、ダラダラしがちな会議は、事前に参加者に意見を考えさせる「宿題」を出さない場合が多い。集まってから意見を促すので、会議が進まない。

　会議の前から、会議は始まっているのだ。

会議を効果的に進める7つのコツ

　では、会議中はどのように進めるのがベストなのだろうか。

　本書では次の7つのポイントが挙げられる。

①制限時間を設ける
　通常、会議はうまく行えば20分で十分だ。多くの人は30分以上で設定しがちなので、職場でそんな文化を一新すると、異彩を放つに違いない。ミニ会議（5～10分）も試してみよう。

②「タイトル」から始める
「タイトル」とは、事前のメールに記載した、会議の目的を記載した1文のこと。冒頭で会議の主な目的をはっきり伝える。

③次に、「なぜそれが重要か？」を説明する
　誰もが多忙ななか、なぜその会議に時間を割く必要があるのか、理由を知らせる。

④具体的にどのような決定が必要なのか明確に述べる
　会議の最後には、「結論」としてこの点に戻る。

⑤集中力と効率を保つため、流れをリードする
　ピアプレッシャー（仲間からの圧力）を健全に利用する。誰かが議題から逸れたら、「脱線している！」と言って笑顔でさえぎろう。

⑥全員の参加を促す
　寡黙な人にも発言を促そう。誰しも意見を求められるのはうれしいものだ。

⑦残り2分になったら、議論を終わりにする
　結論をまとめ、実行に移すべきことを明確にする。「業務時間内にメールで議事録を送る」と伝える。

　そして、会議終了後には、記憶が新しいうちに、確認事項を箇条書きにしたメールを出席者に送るのだ。

短時間でも効果的な会議は行える

　目的をはっきりさせて、参加者全員がその議題に向けて集中してアイデアを出す。

　そういった場づくりをできるようになれば、無駄な会議は格段に減るだろう。

　これらの7つのポイントを実践することで、効率的で効果的な会議を実現することが可能だ。

　時間は誰にとっても貴重なもの。ぜひ試してみてほしい。