Fintechの代表的なサービスとして、2012年頃から税理士や企業へ急激に普及し始めた「クラウド会計」。
一般的に、クラウド会計のメリットは、「業務効率が格段に上がる」「資金繰りをタイムリーに共有することで経営分析や資金調達に役立つ」「社会保険料率や税制改正に自動対応するため業務効率が上がる」「資金繰りの不安が一掃されて、“数字に強い社長”になれる」といったものが挙げられます。
とはいえ、まだ「本当に自分の会社に役立つのかわからない」というケースも多いようです。そこで本連載では、書籍『会計事務所と会社の経理がクラウド会計を使いこなす本』の内容を元に、100社以上にクラウド会計を導入してきた税理士と会計士が、具体的なメリットや導入法・活用法を解説していきます。
（※本記事の内容は、クラウド会計ソフト「MFクラウド会計」の機能に沿ったものです。あらかじめご了承ください）
クラウド会計で効率化が図れる6つの領域
クラウド会計は、個人事業主から中小企業まで、会社専用の大掛かりな会計システムが必要になってくる会社でない限り、ほぼすべてのケースで業務の効率化が図れます。
筆者とそのクライアント企業の方々の感覚値で言えば、従業員が100名くらいまでの会社であれば、今までの作業量が半分になると考えて、差し支えありません。
では、具体的にどのような課題を抱える会社で、どのような効率化が図れるのか、6つの面から見ていきましょう。
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（1）経理業務にかける時間を少しでも減らしたい会社
→金融機関データの自動取込＆自動仕訳機能で効率化
クラウド会計は、金融機関（銀行口座、クレジットカード、電子マネー、通販など）の取引明細を自動で取得します。この取引明細を取り込んで仕訳入力を行なうことになりますが、その際、取引明細の内容を元にして、勘定科目が自動的に提案されます。その提案される勘定科目にも学習機能がついているため、使えば使うほど効率化されていきます。
また、銀行口座やクレジットカードだけでなく、決済・ＰＯＳシステム・クラウドソーシングなどとも連携できるため、さらに仕訳の手入力作業が減ります。
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（2）請求書発行や入金確認に時間がかかっている会社
→請求書連動機能で効率化
クラウド上で発行する請求書とクラウド会計は連動しているため、「クラウド請求書」で請求書発行業務をすると、クラウド会計上のデータと連動して自動で仕訳が生成されます。請求書の発行業務自体も、Excelで発行するのに比べて圧倒的に簡単です。
また、発行した請求書に伴って入金された場合、入金管理をクラウド請求書で行なうと、クラウド会計と連動して自動で仕訳が生成されます。
さらにクラウド請求書は、請求書だけでなく見積書・請求書・領収書・納品書と、実際の取引の流れに沿ってさまざまな形態で書類作成できます。さらに、請求書を作成したあとで発送代行を頼むこともできます。
このように、一度請求書を作成すると、付随する業務がすべて自動化できるのです。
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（3）経費精算が面倒だと感じている会社
→経費精算自動仕訳機能で効率化
従業員が「クラウド経費」を使うと、領収書はスマホで写真を撮って添付するだけ、経費申請もスマホ上でＯＫ、交通費は経路を入力すれば自動で料金計算できるなど、経費精算にかかる時間を大幅に短縮できます。
また、経理部がクラウド経費を使うと、従業員から申請された経費データと添付された領収書をオンライン上でチェック、入力された経費データ上で接待の出席者入力忘れや領収書の添付忘れなどの不備を自動チェック、総合振込データのダウンロードや銀行へ振込データを直接送信できるなど、経費申請のチェックにかかる時間を節約できます。
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（4）給与計算に時間がかかっている会社
→給与システム連動自動仕訳機能で効率化
「クラウド給与」で給与計算をすると、自動で給与仕訳が計上されます。また、給与の支払いをすると、自動的に給与支払い仕訳が生成されます。
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（5）Ｍａｃで経理業務ができると便利な会社
→使用する機器を選ばない
クラウド会計は、従来の会計ソフトと違い、使用する機器や場所を限定されません。「Windowsでしか使用できないのではないか」という質問を多く受けますが、クラウド会計ソフトは基本的にＭａｃでも使えます。
また、その他パソコン・タブレット・スマホなど、さまざまな機器から使用できますし、従業員が在宅勤務して利用することもできます。
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（6）マイナンバー管理に時間がかかっている会社
→紙ではなくクラウドで管理することで効率化
「クラウドマイナンバー」で従業員のマイナンバーを管理すると、紙で管理することにより必要になるコストが削減できます。また、「クラウド給与」と連動させることで、給与支払報告書や法定調書にも自動的に連携させることができます。
このように会社の経理業務は、クラウド会計を使用することで、さまざまな効率化を図れるのです。
なお、自動仕訳機能、請求書や給与システムとの連動自動仕訳機能、マイナンバー管理機能などの具体的な使い方とさらなるメリットは、書籍『会計事務所と会社の経理がクラウド会計を使いこなす本』で、実際の利用画面をもとに詳しく解説しています。クラウド会計の導入を具体的に検討されている方は、是非参考にされてください。
（※クラウド会計導入企業の実例を紹介したこちらの連載diamond.jp/articles/-/114095も、是非ご覧ください）
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