コロナ感染者が増える中、リモートワークの長期化は避けられない情勢だ。ビジネスパーソンも「リモート強者」と「リモート弱者」に二極化しつつある今、あなたは「リモート強者」か? それとも「リモート弱者」か?
そんな時、心強い味方が現れた。
ITビギナーから絶大な信頼を得ている平塚知真子氏だ。
平塚氏は、Googleが授与する資格(Google認定トレーナー/Google Cloud Partner Specialization Education)を2つ保有する国内唯一の女性トレーナー経営者。
初の単著『Google式10Xリモート仕事術──あなたはまだホントのGoogleを知らない』が発売たちまち3刷が決定。日経新聞にも掲載された。
「10%改善するより10倍にするほうがカンタン」というGoogle急成長の秘密「10X(テンエックス)」で成果を10倍にする「10X(テンエックス)・10(テン)アプリ」をフルカラーで初公開。
“日本一のマーケッター”の神田昌典氏(マーケティングの世界的権威ECHO賞・国際審査員)が「全部無料! こんな使い方、あったのか」と大絶賛。曽山哲人氏(サイバーエージェント常務執行役員CHO)が「想像以上に知らない機能があった」、三浦崇典氏(天狼院書店店主)が「Google全70アプリのうち10アプリを使いこなして仕事を劇的に変える解説書。リアルよりも成果を上げる術を伝える“リモート強者”への指南書」というノウハウとはどんなものか。
では、“リモート弱者”が“リモート強者”になる、誰も教えてくれなかった方法を紹介しよう(6回限定公開「リモート効率劇的UP! Google式10X仕事術」動画はこちら)。

職場 パソコン チーム
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質問
 1つのアカウントを複数人で利用できませんか?

 Google Workspaceは1アカウントあたりで固定費がかかってしまいますよね。

 正直いって、利用の目的によっては、少ないアカウント数で契約して、アカウントを複数人で利用できればコストを抑えられるので嬉しいんですけど、ダメですか?

回答
 アカウントの使いまわし、ダメ、ゼッタイ

 Googleアカウントでは、メールアドレスがそのまま「ユーザー名」として使用されます。

 @以下の独自ドメインで作成するGoogle Workspaceアカウントは、その一つひとつに利用料がかかります。

 メンバーが3人いれば、合計3つアカウントを購入することになります。

 また、Google Workspaceには、Business StarterやBusiness Standard、Business Plusといった3つのエディションがあり、使用できる機能や利用料金が異なります。同じ独自ドメインで利用するGoogleアカウントは、すべて同じエディションで登録しなければなりません。

 無料版(Gmailアカウント)から有料版(Google Workspaceアカウント)へと切り替えると、毎月新たにお金がかかることになります。

 できるだけ出費を抑えたい、その気持ちはよくわかります。

 とはいえ、1つのアカウントを購入してみんなで使いまわすことはオススメしません。

 Googleのセキュリティ対策機能は非常に優秀で、まったく別の場所から、別の端末で同じアカウントが使われると「不正アクセスではないか?」とAIが警告を発し、アカウントの利用が一時停止されるからです。

 他にも1つのアカウントを使い回すと、3つのセキュリティ上のリスクが生じます。

 まず、「誰」がファイルを更新したのかわからなくなります。

 Googleアプリはすべて「自動保存」され、どのアカウントでいつ、どんな変更を加えたのか、履歴が残ります。これを「監査ログ」と呼びます。アカウントを共有すると、「誰」が確定できなり、せっかくの監査ログが無効化されてしまいます。

 次に、「誰」がファイル更新したのか確認しようがなくなり、意識に上らなくなるため、成りすましや不正アクセスがあっても気づきにくくなります。

「あれ、おかしいな?」と思っても、自分以外の誰かがいつでもデータを変更できるわけですから、リスクに対し、無頓着になってしまいます。

 最後に、これが一番危険ですが、適切なパスワードの管理が困難になります。

 Googleでは一人1アカウントが原則ですので、パスワードは、アカウント所有者の責任において、いつでも変更できる仕様になっています。

 そのため、複数でアカウントを使い回していると、ある日突然、パスワードが変更されて、データにアクセスができない事態が発生、誰が変更したのかもわからない、そんな事件が起きる可能性が考えられます。

 また、自分で設定したパスワードでないため、問い合わせが増えたり、関係者に共有したりする過程で情報漏えいの可能性も高まります。そもそもパスワードの共有は、絶対にやめてほしい行為の1つです。

 一人ひとりにアカウントを付与して、アクセス制限を明確にしてアクセスさせること、さらにアクセス権限を付与する手続きを明確にして、監査ログを定期的に確認することが、機密情報を守るためには必要となります。

 コストと利便性だけでなく、リスクについてもきちんと知って、あなたの安全を守る必要な予算化をお願いします。

 使っているけど案外知らないクラウドの常識、あれやこれや。

 このリモートワーク時代、「知っていれば得」ではなく、もはや「知らないと大損」です!

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