「メールの返事の後回し」はありです。後回しせざるをえないものは、仕分けをして返信を忘れないようにします。返信は、遅くとも受信した翌日いっぱいまでにするのが原則。それ以上待たせるときは、「2～3日お時間をください」などと保留の返事をしておきます。よく「後回しにするな」と言われるのは、忘れてしまうことがあるからです。返信を後回しにするときは、メールの返信を忘れないために、次のような備忘対策をしておきましょう。（本連載は、中川路亜紀著『気のきいた短いメールが書ける本』からお届けしています）
Photo: Adobe Stock
1.PCに付箋を貼る
超アナログ式ですが、この方式のよいところは、「山本さんに請求書送る」など、派生している仕事もメモできるところ。終わったらはがして捨てます。
PCの前に座るたびに目に入るので、リマインド効果も高いでしょう。ただし、あまり多くなると、ただの雑然とした風景になり、見逃してしまう恐れも。
派生仕事を伴う用件のみ付箋にするなど、他の方法と併用するのもよいでしょう。
2.返信ウィンドウを開いておく
メールソフトを終了するときは、開いているウィンドウを確認し、後回しにした返信をすべて完了するようにします。
上司に確認してから返信する場合など、その日のうちに決着がつきそうな場合は、返信ウィンドウを開いたままにしておくのもよいでしょう。
ただし、メールソフトを終了するときに、未返信のものを閉じてしまわないように注意します。
3.フラッグ・未開封マークを利用する
最も一般的なやり方。メールソフトのフラッグ機能、未開封メール識別機能を利用します。
未開封マークは開封するととれてしまいますが、手動で戻すことができます。
後回しにするメールにこれらの印をつけておくようにすれば、後で印つきのメールだけ呼び出すこともできます。
4.予定表（手帳・カレンダーアプリ）との併用
返信ができるまでに日数を要する場合は、手帳やカレンダーアプリに書きます。
「経理に確認後、山田さんに返事」「会議の結論を鈴木さんに連絡すること」など。
覚えているつもりでも意外に忘れてしまうので、念には念を入れます。
