部下の成長を願っているのに、なぜか距離ができてしまう…と悩む上司は少なくありません。AIが仕事の中にどんどん入り込んでいる今、部下の仕事のやり方や考え方とのズレがより顕著になっているケースもあるようです。
佐々木圭一さんに、AI時代の「部下への指示の出し方」を解説してもらいました。（構成 伊藤理子）
Photo: Adobe Stock
AIに頼りすぎな部下には、伝え方の技術「相手の好きなこと」が効果的
AIが一気に身近なものになった今、仕事のやり方も劇的に変化しています。AIを活用して業務を効率化したり、仕事のヒントを得たりする人も増えています。
ただ現在は“AI過渡期”にあり、仕事にAIを持ち込むことに抵抗感を持つ人もまだまだ少なくありません。そのため、AIリテラシーが異なる者同士の間に軋轢が起こることもあるようです。
こういう変化のタイミングでは、伝え方がより重要になってきます。変化の時代に部下との軋轢を生まない伝え方を、ぜひ知っておいてほしいと思います。
例えば、AIに依存しすぎで、本来人間がやるべき「判断」までAI任せにしてしまっている部下。「AIを使うな」とは言わないけれど、上司としてはできるだけ自分で考え判断してほしいものです。でも、感情のままに「AIじゃなく自分で判断しろ！」と伝えてしまうと、「新しいものを取り入れようとしない昭和の上司だな」と疎まれてしまい、関係性にひびが入る可能性もあるでしょう。
ではどのような伝え方がいいのか。例えばこのように言ってみてください。
×「『AIが言っていた』ではなく、判断は自分でしろ！」
○「まちがってもいいから、鈴木くんの判断で進めてほしいんだ。その方が成長するから」
これは伝え方の技術「相手の好きなこと」を使った伝え方です。「自分で判断した方が成長する」というのは、鈴木くんにとってうれしいこと。これまでAIに頼っていたけれど、成長できるならば上司の言うとおりにしてみようかな…と思ってもらいやすくなります。
Z世代のビジネスパーソンは、「成長できる環境かどうか」を重視して会社選び・職場選びをする傾向にあります。どのように言えば相手が嬉しいのかを考えメリットを伝えると、気持ちよく指示を受け入れてもらえるでしょう。
部下への伝え方で気をつけたいポイント
このケースに限らず、部下に指示したり注意したりする際には、伝え方に注意を払うことをお勧めします。思ったままをストレートに伝えてしまうと、「時代遅れな上司だな」「上司ガチャに外れたわ」などと思われてしまい、ひずみが生まれてしまうかもしれません。
特に新人～入社数年の、まだ仕事に慣れきっていない部下に物事を伝える際には、次のポイントに気を配ると良いでしょう。
●ポイント1：不安を取り除き初動のハードルを下げる
冒頭に「まちがってもいい」「完璧でなくてもいい」「失敗してもいい」と言うのも、伝え方の技術「相手の好きなこと」を使った伝え方です。
特に経験の浅い若手は、上司に「自分の判断で行動しろ」と言われても、失敗したらどうしよう、トラブルになったらどうしよう…と不安に思うものです。「まちがってもいい」と最初に伝えてハードルを下げると安心感を覚え、自分から「ならば頑張ってやってみよう！」と自ら行動に移しやすくなります。
●ポイント2：やってほしいことを具体的に伝える
人は「不明確な状態」に不安を覚えやすいものです。特にまだ仕事に慣れていない新人時代は、「何をやればいいのかわからない」ことに不安を覚え、混乱したり悩みを募らせたりする傾向にあります。
「早く自分で考え、判断できるようになってほしい」と思っても、「こう考えるといいよ」「まずは○○からやってみたら？」など方向性を具体的に伝えると、はじめの一歩が踏み出しやすくなります。
このような「ちょっとした助け舟」も、伝え方の技術「相手の好きなこと」です。進む方向を示すことで、「何からやればいいのだろう…」という不安が解消され、「言われたとおり、まずは○○からやってみよう！」と意欲がわくでしょう。
前述のケースでいえば、「まちがってもいいから、鈴木くんの判断で進めてほしいんだ。その方が成長するから。まずは顧客データの分析から始めてみたらどうかな？」などと伝えると、より積極的に、自ら動いてくれるようになりますよ。
「相手の好きなこと」は、こんなときにも使える！
AIに頼りがちな若手に対する伝え方を説明してきましたが、逆に「AIを全然使ってくれないベテラン層」にも、この伝え方の技術「相手の好きなこと」が功を奏します。
例えば、頑なにAIを使おうとしない年上の部下に、AIを取り入れて業務効率化を促したいとき。「相手の好きなこと」を使ってこのように伝えてみてください。
×「もっとAIを使って仕事してください」
○「AIに下書きをつくってもらうと、その分、報告書の精度向上に時間を使えると思うので、AIを使って進めてもらえませんか？」
「報告書の精度向上に時間を使える」というのは、相手の好きなことです。「下書きをつくってもらう」というのはAIに抵抗感があるベテラン層でも受け入れやすく、「中身を磨く時間が捻出できるならAIにチャレンジしてみようかな」と前向きに捉えてもらいやすくなるでしょう。
この「相手の好きなこと」は、どのようなシーンでも印象よく相手に希望を伝えられる、とても使い勝手のよい技術です。
まず相手が好きなことから伝え、その後に本題である「やってほしいこと」を伝えると、たとえ相手にとってプラスとは言えないことでも、気持ちよく受け入れてくれる確率がぐんと高まります。部下も、上司であるあなたも、どちらもハッピーになる技術なので覚えておいて損はないですよ。
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佐々木圭一 著／星井博文 その他／大舞キリコ 作画発行年月：2020年2月
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この物語は、伝えベタで、スルーされてばかりの主人公が、「強いコトバ」をつくる技術を身につけ、夢に挑むストーリー。
舞台は、中堅企業の広告代理店『小舟堂(こぶねどう)』。 社会人3年目の主人公の和田ヒナは「コピーライター」の部署に配属になる。しかし、昔からヒナには、「SNSも、メールも、企画書も、プレゼンも、私の言葉は伝わらない! 」という強烈なコンプレックスがあった。 そんな中、フランスで最も歴史のあるファッション誌『90』の日本版が発行されることになり、その「広告」をひょんなことから、ヒナのチームが担当することに。チームリーダーの火野に連れられて、『90』の編集長であると遭遇したヒナは、用意していった「コピー」に、さんざんなダメ出しをされ、「強いコトバは技術で作れる」ことをアドバイスされる。その的確さに、圧倒されるヒナ。最初は半信半疑のまま、マリアのアドバイス通りに「強いコトバ」を考えるヒナだったが、実践するうちに、1つ、また1つと、「広告」のプレゼンを勝ち取っていく……。
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