経営 × ビジネスSNS

課題は部長同士のコミュニケーション?
「オフィス内」の働き方を見直す動きが加速

河合起季
【第7回】 2014年8月22日
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 スキルの1つ、プレゼンテーションの重要性について、鈴木氏は次のように話す。

 「プレゼンテーションというと、お客様向けととらえがちですが、社内・社外問わず、自分の考えたアイデアや思いを的確に伝えるプレゼン能力はとても重要。そのための基本的なスキルを学んでいただくと同時に、上司や役員に対するプレゼンテーションがやりやすい場であることもオフィスの重要な役割の1つと考えています。

 というのも、ルーチンワークはテレワークなどによって社外でも可能ですが、経営戦略に関わるプレゼンテーションはオフィス内でしかできないことですから」

オフィス空間づくりは
数値での改善確認も重要

 では実際のところ、コクヨファニチャーがどのようにオフィス空間のプロデュースを進めるのか見ていこう。

 まずスタートは、前述したとおり、企業が目指す姿を描く「Work Vision」を明確にすることから。これが固まらなければ、ビジョンに合わせたオフィスデザインはできないからだ。

 同時に、トップインタビューや部門別インタビューを行い、働き方をどう変えたいかを調査する。さらに、社員の動きなどを分析し、コミュニケーションや会議の回数など数値化できるものは数値化し、課題や目標を可視化する作業を行っていく。社員の行動を調査し、コミュニケーションの回数などを定量化するという。そのうえで、コミュニケーションを何割上げたいかなど、数値目標を設定する。

 これらの情報を基に、ビジョンに合わせたオフィスデザインを決定。

 さらに、新オフィスに移転後再調査し、目標を達成したかどうかを検証する。事前に数値目標を設定しているから、たとえば、マネージャーと社員の会話数・会話量は「目標を達成、以前に比べて2倍になった」など、結果は明確に出るわけだ。

 「こうしたオフィス改革は、現場の社員からすると、最初は面倒に思えたりストレスに感じるんですね。しかし、数値で効果が上がっていることが明らかになれば、社員も自信が持てるし、協力的になります。ただし、これはあくまでも定量評価。本当に有効なコミュニケーションが2倍に増えたのかどうかはわかりません。ですから、ヒアリングやアンケートによる体感的な定性評価も必ず行っています」

 また、社員のパフォーマンスを最大限にするためには、後述するように、新しいオフィスをつくった後の改善活動を継続的に行うことも重要だという。

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