社内システムが盛大な「お金のムダ遣い」に陥る理由

全体最適を考えるための「ツール」がある

この事件では、経営層の目的を理解しない現場がシステムの要件を捻じ曲げてしまいました。いってみれば、部分最適を優先して全体最適を忘れてしまったのです。

新しいシステムを入れるとなれば、中には、今までの業務よりも大変になったり、面倒なことが増える部署も出てきます。

もちろん程度の問題はありますが、ＩＴシステムを導入するときには、そうした一部の不満には、あえて目をつむらなければならないこともあります。

たとえば、経理部門や財務部門の一部が「これまでより作業量が増えるから嫌だ」といっても、会社全体からすればメリットがあるのなら、あえて、それに目をつむるしかないこともあるのです。

私は、ＩＴプロセスコンサルタントという仕事柄、よく新システムの要件定義書や設計書、テスト計画書などを目にするのですが、これらに書かれている一つひとつの事柄が、直接であれ、間接であれ、すべて経営の目的と結びついていることが大切です。

なので、要件やテストケースには、それがどの目的から来ているものなのか記述し、設計書にも、その元となっている要件のＩＤを書くように指導しています。

「画面上のテキストのサイズを20ポイントとする」（※20ポイントは結構大きいサイズです）という設計項目は、「不特定多数のユーザーを意識して、誰にでも見やすく、操作しやすい画面デザインとする」という要件からきたものであり、その要件は、「今後は、高齢者のネット購買を増やすことで、長期的に安定した売上を確保する」という経営方針に基づいている。

そんなふうに、要件が経営の目的ときちんと結びついていることを確認し、もし、結びつきのない要件や設計、テストケースがあるなら、それはシステム化しないか、大幅に優先順位を下げるべきです。いわゆる、要件・設計・テストケースの「トレーサビリティ」を行なうわけです。

『システムを「外注」するときに読む本』 細川義洋：著
価格（本体）：1980円+税　
発行年月：2017年6月　
判型/造本：A5並製、352ページ ISBN：978-4478065792

また、導入しようとするシステムが本当に「全体最適」となっているかを確認するためには、システム化に関連する部門や人を書き出し、それぞれが、システム化とその裏にある業務改革について、どのように感じているか、関係者全員の「感情」を書き出した「フィーリングマップ」という図を作ってみることも有効です。

フィーリングマップには、「このシステムを入れると、営業は喜ぶけど、経理は嫌がる、でも人事は無関心」などというように、それぞれの気持ちや、実際に聞いたコメントなどを書き込み、最後にそれを俯瞰して、社長になったつもりでシステム導入の可否や、絶対に外すべきではない機能などについて考えてみるのです。無駄なシステムを作って、お金をドブに捨てないために有効なツールです。

『システムを「外注」するときに読む本』の第2章の章末では、このフィーリングマップの活用法を詳しく解説しています。

関係者の考えていることを「感情」とともに可視化することによって、さまざまな気づきを得て、対応策を考えられることが、フィーリングマップの最大の特長です。

これはシステム開発プロジェクトだけではなく、社員の意識改革や、業務プロセス改善、組織の見直し、情報共有体制、風通しの良い会社づくりなど、さまざまな場面で役に立つはずです。

ご自分の会社やプロジェクトにあてはめていただきながら、ぜひ、ご一読くだされば幸いです。