2021年早々、一都三県に緊急事態宣言が発令。コロナ感染者が激増する中、リモートワークの長期化は避けられない情勢だ。ビジネスパーソンも「リモート強者」と「リモート弱者」に二極化しつつある今、あなたは「リモート強者」か? それとも「リモート弱者」か?
そんな時、心強い味方が現れた。
ITビギナーから絶大な信頼を得ている平塚知真子氏だ。
平塚氏は、Googleが授与する資格(Google認定トレーナー/Google Cloud Partner Specialization Education)を2つ保有する国内唯一の女性トレーナー経営者。
初の単著『Google式10Xリモート仕事術──あなたはまだホントのGoogleを知らない』が発売たちまち重版。日経新聞にも掲載された。
「10%改善するより10倍にするほうがカンタン」というGoogle急成長の秘密「10X(テンエックス)」で成果を10倍にする「10X(テンエックス)・10(テン)アプリ」をフルカラーで初公開。
“日本一のマーケッター”の神田昌典氏(マーケティングの世界的権威ECHO賞・国際審査員)が「全部無料! こんな使い方、あったのか」と大絶賛。曽山哲人氏(サイバーエージェント常務執行役員CHO)が「想像以上に知らない機能があった」、三浦崇典氏(天狼院書店店主)が「Google全70アプリのうち10アプリを使いこなして仕事を劇的に変える解説書。リアルよりも成果を上げる術を伝える“リモート強者”への指南書」というノウハウとはどんなものか。
では、“リモート弱者”が“リモート強者”になる、誰も教えてくれなかった方法を紹介しよう(1/12から6回限定公開「リモート効率劇的UP! Google式10X仕事術」動画はこちら)。

質問
 退職した社員に送信したファイル、もうこちらで削除するなんて、不可能ですよね?

 先月退職した社員に、メールの添付ファイルで共有済みの会社の機密情報を取り戻したいです。やっぱりそんなことって、無理なのでしょうか。

回答
 Google なら、 Google ドライブ を使って可能です。

 退職した社員と共有しているファイルすべてに対して、あとからアクセスできないよう設定することができます。ただし、 Google ドライブ を使うことが前提です。

 機密情報を含むファイルの共有設定の変更は、組織のリスク管理において大変重要です。

 これまでは誰かに情報共有するときは、ファイルをメール添付していました。

 しかし、この方法だと、ファイルのコピーを相手に提供することになります。

 そのため送ったファイルについては、もともとは自分が所有者であっても管理は不可能です。

 これに比べると、Google の「共有」は「原本」そのものに対する編集やコメント、閲覧の権限を必要な相手に付与する形です。

 付与した権限に応じて、最新の状態が常時共有され、リアルタイムで確認できます。

 これによってファイルの所有者も共有された相手も、メールの「行ったり来たり」、クラウドと端末の「行ったり来たり」を完全になくすことができます。情報はすべてクラウドで一元管理できるのです。

 では、そのファイルに対する権限を「誰」が付与できるのかというと、「オーナー」です。

 オーナーは、「誰」に「どの権限」で「いつまで」、共有するかを決定できます。

 メールに添付して共有したファイルの場合は、オーナーはその所有権を結果的に放棄する形となります。メールの添付ファイルをコピーされたり、転送されたりしてもオーナーには通知もなく、知る由もないからです。いったん共有した後、もう見せたくないと思っても取り返すことはできません。

 しかし Google なら、オーナーがファイルの共有設定を解除すれば、今さっきまで閲覧できていたファイルでも、共有相手は次の瞬間から見られなくなります。

 また、ファイルを共有しても、ダウンロードや印刷、転送を禁止することも可能です。

 自分と同じ権限を共有相手に付与するかどうかは、オーナーに決定権があるのです。

 一度ファイルを送信していたとしても、クラウドであれば設定を変更し、変更保存した直後から反映されます。また、Google 管理者からは、一括でユーザーに対する共有状況が確認することができます。

 こうした設定ができる点からもセキュリティが高いと言えるのです。

 このたび、さらに詳しく『Google 式10Xリモート仕事術』に Google の活用についてまとめました。ぜひご活用ください。

ps.今回、特別動画「リモート効率劇的UP! Google式10X仕事術」をアップしました。ビジネスパーソンに即役立つ内容だけを凝縮しました(6回限定)。できたてほやほやです。ぜひご覧いただけたらと思います。