「後で考えよう」が致命的なミスに！
抜け漏れゼロになるタスク管理術を大公開

多くのビジネスパーソンの支持を集める、登録者60万人超えの「サラリーマンYouTuber」、サラタメさん。
注目の処女作『真の「安定」を手に入れる シン・サラリーマン──名著300冊から導き出した人生100年時代の攻略法』は600ページ超えの超大作で、まさに“鈍器本”だ。
「仕事がデキない」「残業だらけ」「上司とソリが合わない」「転職したい」「老後のお金が不安」といった、人生100年時代を生きるサラリーマンの悩みを、まるごと解決してくれる本書から、その一部を抜粋して紹介する。

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マモル：サラタメさん、最近少しずつ任せてもらえる仕事量が増えてきました。信頼されてるようでうれしいんですけど、タスクが多すぎて、対応が漏れちゃいそうです。今なんて、そもそも漏れているかどうかも、よくわかっていない状況で……。

サラタメ：もしかして「後で考えよう」と、タスクを放置してませんか？

マモル：してます……。最近は「後で考えればいいや」だらけになってきました。それでもはや、何を「後で考えよう」としてたのかすら、思い出せなくなってる状況です。

サラタメ：あら、そうですか～。じゃあまず、「後で考えよう」は完全にゼロにしましょう！　どこにも痕跡が残らず、抜け漏れの原因になるので。

マモル：えっ！ でも、タスク爆盛りでめっちゃ忙しくなったら、全部すぐ対応なんて無理ですよ！

サラタメ：もちろんです！ 対応はできなくても、いったん仕分けだけしましょう。

　1.断る、2.即打ち返す、3.To Doリストに入れる。この3択のどこかに、まず仕分けるんです。

すべてのタスクを3択に仕分ける

　タスクを痕跡なく放置すると、抜け漏れにつながります。たとえ即対応できなくても、せめて仕分けだけはしておきましょう。

　具体的には、1.断る、2.即打ち返す、3.To Doリストに入れる、という3択です。

　上司からの指示・メール・電話対応など、全タスクにこの仕分けを行います。

●1.断る
「エッセンシャル思考」（本書P173）で触れたとおり、「1.断る」ができればベスト。どんなに早く作業するより、ムダなタスク自体が生じなければ、最も効率的です。

●2.打ち返す
　なにかしらタスクが生じても、その場で打ち返せば、大幅に時間短縮できます。

　タスク処理において、意外に時間を奪われるのが、「タスク内容を思い出す」ことだからです。

「思い出すこと」自体に、何か生産性があるわけではありません。にもかかわらず、そこに時間が奪われてしまうのは、非常にもったいないこと。

　メールについても同様で、可能な限り即レスすべきです。放置すると、返信する際、またメール内容を確認し、経緯を思い出さないといけません。「思い出す」行為に割く時間は、徹底的に削減しましょう。

●3.To Doリストに入れる
　その場で断れず、打ち返せなかったタスクだけを「To Doリスト」に入れます。今の時代、多くのツール・アプリがありますが、「Google ToDoリスト」が無料で使いやすいのでオススメです。

サラタメ：To Doリストに入れる際は、即行動できるよう、なるべく具体的なタスクに分解してから入力しましょう。あいまいな表現で入力すると、何から手をつけていいかわからず、To Doリストにタスクが残ったままになりやすいです。

〈例〉
×あいまいで行動に移しにくいタスク
□商談の準備をする（2月15日まで）

◯具体的ですぐ行動に移せるタスク
□【アポ】商談日程をA社佐藤さんと調整（2月5日まで）
□【サンプル】製品サンプルを工場に依頼する（2月7日まで）
□【資料】業界動向の資料をマーケティング部・高橋さんに依頼する（2月10日まで）
□【見積り】B社に提出した内容を流用してつくる（2月18日まで）

紙よりWeb（クラウド上）

　紙のふせんでTo Do管理する人もいますが、オススメしません。紛失したり、スマホで入力・確認できなかったりと不便です。

　スマホやパソコンで入力できる環境になく、いったんメモとして紙に書くならOKですが、その後、忘れずに「Google ToDo リスト」のようなクラウド上で管理できるリストに内容を入力しておきましょう。

即レスできないメールにはマークを

　メールで即レスできず、後で返信すべきものにはマークをつけておきます。

　メールソフトにより、星や色など仕様が違いますが、マークをつけたメールだけを並べる機能はたいていあります。

　メールを見直す際は、そのマーク付きのメールだけ確認しましょう。

　対応不要のメールを何度も確認するのは、時間のムダです。

　重要な2割に、意識を集中させていきましょう！

（本原稿は、サラタメ著『真の「安定」を手に入れる シン・サラリーマン』からの抜粋です）