【職場のNG】仕事ができない人は議事録で「発言をそのまま書く」。仕事ができる人はどうする？

「頑張っているのに、結果がついてこない」「必死に仕事をしても締め切りに間に合わない」同僚は次々と仕事を片付け、成果を出し、上司にも信頼されているのに、「なんでこんなに差がつくんだ……」と自信を失ったとき、どうすればいいのでしょうか？
ビジネススキルを発信するTikTokのフォロワーが19万人を超え『コンサル時代に教わった　仕事ができる人の当たり前』の著者である「にっしー社長」こと西原亮氏に教えてもらった「超優秀な人が秘かにしている仕事のコツ」を本記事で紹介します。

「発言にない言葉」を補完する

議事録は、書かれた言葉がすべてです。書き言葉によって相手に伝え、理解させ、行動を促すものになります。

つまり、議事録を読んだ人に「口頭で補足する」ことはできません。そのため、不備のある議事録では、誤解や解釈の違いを生む可能性もあるのです。

だからこそ、コンサル時代の私は上司に一言一句修正を求められました。記載した内容のすべてに根拠を求められ、徹底的にしごかれたというわけです。

コンサル時代のとある社内会議のことです。新人だった私が、議事録作成を担当していました。

上司が「製薬業界の市場分析資料を早めに取りまとめ、クライアントに送ることをメモしておいて」と言い、私はその発言を議事録に記入しました。

完成した議事録を上司にメールし、一段落と思いきや、想定もしていなかったことで上司に叱責されたのです。

「ここに書いてある“早め”っていつのことだ？ クライアントに送る担当者は誰だ？ こんなあいまいな議事録を書くな」

私は思わず「言われたとおりに書き起こしたのに、何が悪いんですか？」とつき返すように反論しました。

すると上司が私の目をカッと睨んでこう伝えたのでした。

「いつまでに誰がやるべきか、疑問に思わなかったのか？ 西原が疑問に思わないかあえて試したんだ。議事録を担当する以上、あいまいなことを書かないように、自ら疑問を持ち、相手に確認するまでが役割だ」

その場で叱責されたときは、「そりゃないよ」という感情になっていましたが、いま改めて考えると、まさに上司の言うとおりでした。

このとき私が学んだのは、次のことです。

議事録担当者は、書き起こすだけが仕事ではない。

5W1Hで不足していたり、あいまいな箇所があれば、自ら会議内で質問し、言葉を補う責任がある。

私はこのマインドセットを厳しく教えてもらったおかげで、議事録担当であろうと会議で発言し、あいまいな部分を徹底的になくす習慣を身につけることができました。

あなたが議事録を担当するときも、あいまいな部分を見逃すことがないように誰の発言に対しても疑問をもち、自ら確認する意識を持ってぜひ会議に臨んでください。

（本記事は『コンサル時代に教わった　仕事ができる人の当たり前』の一部を抜粋・編集したものです）