「感じのいいメール」を書くシンプルな3つのコツとは？

適度な「キョロキョロ感」を文章で表現するメソッド
20万部のベストセラー、200冊の書籍を手がけてきた編集者・庄子錬氏。NewsPicks、noteで大バズりした「感じのいい人」の文章術を書き下ろした書籍『なぜ、あの人の文章は感じがいいのか？』（ダイヤモンド社）を上梓しました。
実は、周囲から「仕事ができる」「印象がいい」「信頼できる」と思われている人の文章には、ある共通点があります。本書では、1000人の調査と著者の10年以上にわたる編集経験から、「いまの時代に求められる、どんなシーンでも感じよく伝わる書き方」をわかりやすくお伝えしています。

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文章で「謙虚さ」と「自信」をバランスよく表現するには？

この人、感じがいいなと思わせる「戦略的キョロキョロ」を文章で表現する際のポイントは次の3つです。

① 「文末表現」を使い分ける
キョロキョロ感を出すには「かもしれません」「と思います」「でしょうか」も有効です。
ただし、多用厳禁。何回も連続して使うのは避けましょう。

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【変更前】
先日、総務部の神野さんから経費精算の方法を教えていただいたのですが、初めて使うソフトなので、きちんと提出できるか不安なところも多いように思います。私は機械音痴なので、一人でできるようになるまでには時間がかかるかもしれません。もし何かあったときは、アドバイスをいただけますでしょうか。

【変更後】
先日、総務部の神野さんから経費精算の方法を教えていただきました。初めて使うソフトなのでわからないこともあるかもしれません。その際は恐れ入りますが、アドバイスをいただけますでしょうか。
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どうでしょう。けっこう短くなりましたよね。

変更後では、まず1文目を事実ベースにまとめ、自己否定的な表現（「不安が多い」「機械音痴」「時間がかかる」）を避けました。

代わりに、相手にも影響しそうなことだけを「かもしれません」で示しています。あと依頼部分は余計な前置き（「もし～」）を削除し、「恐れ入りますが」を加えて謙虚さを強調しました。

② 「…」を使う
「…」を使うことで、相手の反応をうかがいながら慎重に言葉を選んでいるような雰囲気を出すことができます。とくに、不安や不満を間接的に表現するときに使いやすいですよね。

とはいえ、同じメッセージのなかで何度も繰り返していると、かえって違和感や不信感を与えてしまいます。

余韻や思考の継続を示したい部分だけに使うのがいいと思います。

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【変更前】
先日の企画案について、やはり気になる点がありまして…。もう少し競合調査が必要かと。ご相談させていただけますでしょうか…。

【変更後】
先日の企画案について、やはり気になる点がありまして…。競合調査の追加実施が必要と考えています。ご相談のお時間をいただけますでしょうか。
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③ 「質問」や「確認」の際に一言入れる
謙遜している印象を抱かせるため、「間違っていたらすみません」「的外れだったらごめんなさい」と表現することも有用です。ただ、やはり使いすぎると過剰な謙遜になりかねません。

必要以上の謝罪は避けて「この理解で合っていますか？」「確認させてください」などを織り交ぜるのがベターです。

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【変更前】
私の認識が間違っていたらすみません。このプロジェクトの納期は今月末かと思いますが、いかがでしょうか。資料の提出スケジュールについても、的外れな質問だったら申し訳ないのですが、確認をお願いします。お忙しいなか本当にすみません！

【変更後】
お忙しいなかすみません！ プロジェクトの納期は今月末という認識でいますが、この理解で合っていますでしょうか。併せて資料の提出スケジュールについてもご教示いただけますと幸いです。
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以上、3つのコツを見てきました。

総じて大事なのは、あえてキョロキョロ感を見せつつも、核となる主張はしっかり伝えること。完全な自信満々でもなく、完全な遠慮でもない。やりすぎでもやらなすぎでもない。

より具体的にいうなら、主張・提案・相談など、相手からツッコミが入りそうな文章の「前後どちらか」、あるいは「前後両方」で、紹介した3つのコツを生かすと、適度なキョロキョロ感を出しやすいと思います。ぜひ試してみてください。

※この連載では、『なぜ、あの人の文章は感じがいいのか？』庄子 錬（ダイヤモンド社）より一部を抜粋・編集して掲載します。

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