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上司への報告で、起きた出来事を最初から順番に説明してはいないだろうか。本人には自然な話し方でも、聞き手には「どこに着地するのか」を推理させる大きな負担になる。話が長い人と、短時間で相手を納得させる人を分ける情報の整理法とは。※本稿は、戦略コンサルタントの山本大平『仕事ができる人の超整理術』（ディスカヴァー・トゥエンティワン）の一部を抜粋・編集したものです。
報告がうまく伝わらないのは
話し方のせいではない
「で、結局何が言いたいの？」
上司やクライアントに報告をしている最中、相手の眉間にあるシワがどんどん深くなり、ついにこの冷酷な一言が飛んでくる。
その瞬間、あなたの頭は真っ白になり、「あ、えっと、つまり……」とさらにしどろもどろになってしまう。
多くの真面目なビジネスパーソンが、この報告の失敗によって、本来持っている実力や成果を正当に評価されず、「仕事ができない人」「話が長い人」というレッテルを貼られています。
なぜ、あなたの言葉は相手に届かないのでしょうか？
「自分の語彙力が足りないから」「プレゼンに慣れていないから」と落ち込む必要はありません。
報告が分かりにくい理由は、トークスキルの問題ではなく、頭のなかにある情報を相手に渡す際の「パッケージングのルール」を根本的に間違えているからです。
ここでは、自分が発する言葉を、相手を苛立たせる「ノイズ」から、最短で意思決定を引き出す「シャープな情報」へと変換するための、思考の整理術を見ていきます。
「時系列」での報告が
相手を疲れさせる理由
話が分かりにくい人の最大の特徴。
それは、事の顛末を「自分が経験した時系列の順番」でそのまま話してしまうことにあります。
「昨日、A社を訪問したのですが、担当のB部長が不在でして。代わりにC課長が出てきたんですが、C課長は今回の件にあまり詳しくなくて……あ、でも一応資料は渡したんです。それで今後のスケジュールなんですが……」
これはビジネスの報告ではなく、単なる「日記の朗読」です。
ではなぜ、つい時系列で話してしまうのでしょうか？
それは「自分が苦労したプロセスをすべて知ってほしい」という無意識の承認欲求と、「順番通りに話さないと、正確に伝わらないのではないか」という不安があるからです。
しかし、聞き手にとって苦労話やプロセスの詳細は、結論にたどり着くまでの障害物でしかありません。
無駄な会議や報告の時間を削ぎ落とし、最短で的確な整理をすること。
その効率性を追求する組織において、ゴールが見えない話をダラダラと聞かせることは、相手の貴重な時間を奪う行為なのです。
また、上司が「結局、何が言いたいの？」と苛立つのは、単に気が短いからではありません。
