経営 × ビジネスSNS

課題は部長同士のコミュニケーション?
「オフィス内」の働き方を見直す動きが加速

河合起季
【第7回】 2014年8月22日
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部長同士の打合せ日程を
3日かけて決めていたことの反省

コクヨファニチャーの経営幹部が会議をする部屋は全面ガラス張り。社員は中の様子をうかがうことができる

 では、リニューアルした「霞ヶ関ライブオフィス“NEXT OFFICE”」に、どのようなオフィスが誕生したのかを紹介しよう。

 オフィスコンセプトは「深輪・広縁(しんりん・こうえん)」。社内連携の輪がより深くつながる「深輪」、社外の新しい人との縁を広げてつなげる「広縁」という意味だ。

 たとえば、リニューアル前に課題の1つとして挙がっていたのは、部長職の横のコミュニケーションだった。

 「部門を越えたところの意思決定スピードを従来よりも上げたいというのが当社の課題でした。その役割を担えるのは、各部門の部長です。そこで、今まで部門ごとにあった部長席と役員席をフロア中央の1箇所に集めることにしました。このスペースを『シェアフラット』と呼んでいます」

 シェアフラットは全面ガラス張り(右上の画像)。それを囲むように置いたソファやデスクが部長以上のフリーアドレスとなっており、ここが役員・部長たちの普段の居場所になる。部長に相談がある人はここに来て話す。その話を周りの部長が耳にすることができるのもメリットだ。

 部門を越えた意思決定は、各部門の部長同士で行われるのが一般的。逆にいえば、部門間の調整が部長の最重要業務といっても過言ではない。部下が部長に相談するのは、所属部署の領域を超えた内容であることが多いからだ。

 そして、相談を受けた部長は、相手の部長に内線電話をかけ、お互いのスケジュールを調整し、たとえば「3日後の○時に打ち合わせをしよう」となる。

 それが部長席を1箇所に集めたシェアフラットならどうなるか。

 「お互いに席にいるから、今やっちゃいましょうかという感じで物事が決まるんですね。3日かかるか、15分で終わるか、そのくらいスピード感が違うんです」

 シェアフラットを導入するかどうかという検討段階では、部長から「部下の仕事を見ることができない。どうする?」という声も上がった。しかし、全社の血流をよくするのが部長職の重要なミッションであるいうことが共通認識なので、検討を重ねるにつれ、前向きの意見が出るようになった。

 「自分たちが歩いて情報収集すればいい」「“叱られ部屋”のイメージになってはいけない。社員が来やすいように、ラウンジのような雰囲気を」など、さまざまなアイデアが集まった。

 こうした意見を取り入れながらできあがったシェアフラット。周りはラウンジっぽく、ドリンクスペースやカウンターもある。

 気になる効果測定の結果は、部長同士の会話が1年後に導入前の4倍にアップ。さらに、「連絡・報告・相談がしやすくなった」と感じる社員は約8割に上った。

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