企業や組織の中で行なわれるさまざまな業務には、すべて、なんらかの「入力・判断・処理・出力」があります。
たとえば経費精算業務であれば、社員からの立替経費請求が「入力」、添付された領収書に照らして内容を確認し承認するのが「判断・処理」、お金を振り込んでその旨を通知するのが「出力」にあたるでしょう。
まずはこのように、システム化する現状の業務を取り出して、何が「入力、判断、処理、出力」に当たるのかを明らかにすることが、業務要件定義の骨子だとイメージしてください。
まずは「業務フロー図」を作ろう
ただし、会社の仕事というのは、いくつもの部門が、たくさんの業務や処理を連携して成り立っている複雑なものです。ですから、「入力・判断・処理・出力」を明らかにする前に、まずは、システム化して出来上がる業務の流れがどのようになるのかを、目に見える形で確認する必要があります。
そこで、現状の業務を可視化する際に有効なのが「業務フロー図」の作成です。下記の図は、ある製造業者の、受注から仕様作成までの一連の仕事を1枚に落とし込んだ業務フロー図の例です。
（画像が見られない方は、右記URLでご覧ください→ https://diamond.jp/articles/-/145790 ）
「引合受付」とか「仕様検討」などと書いてある1つひとつの箱が「業務」です。これらを結ぶ矢印は、「情報の流れ」を表わしています。たとえば客先の「引合」から自社の営業の「引合受付」に向けて引かれた矢印には、実際は、顧客や所要製品に関する情報が載っていることになります。
（※「（1）ペーパーレス～」などの大きな箱や。点線でくくった部分は、今回は無視してください）
ちょっと複雑に見えるかもしれませんが、やっていることは、現状の業務の姿を図に落とし込んでいるだけです。これは、コンピュータやＩＴの知識がなくても、もっと言えばシステム担当者でなくてもできることです。
全ての「箱」の「入力・判断・処理・出力」を決める
さて業務フロー図を作ったら、各々の箱の「入力・判断・処理・出力」を、そのタイミングや、実際に担当することになる人、その他の情報を調査しながら書き出していきます。
たとえば、先ほどの図の「引合受付」を例にとってみると、次のような感じになります。
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●「引合受付」の業務要件を整理した例
【業務の開始】
・客先／商社からの引き合い連絡
（電話・メール・Faxによる）
【入力情報】
・顧客情報／引合対象製品情報／引合種類
（見積依頼・情報提供・紹介依頼……など）
【判断・処理】
・受付者は、受付日の内に、入力情報を引合台帳に記録する
・受付者は、工程管理と製品技術担当者を選択する。（以下略）
【出力情報】
・対工程管理：要望製品情報、納期希望
・対製品技術：要望製品情報、カスタマイズ要望
（以下略）
【業務の完了】
・この業務は、台帳への記録終了、工程管理担当者、製品技術担当者から依頼受付連絡を受信することで完了する
【補足要件】
・この業務は引合受付から2時間以内に完了すること
【制約条件】
・引合の受付は9:00から17:00まで。
・製品技術部門は月曜午前中に依頼を受け付けることができない。
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「入力情報」には、箱に入ってくる情報を書きます。
「出力情報」には、箱から出て行く矢印に載っている情報を。
「判断・処理」は、実際にその業務で行われることを。
「業務の開始」は、この業務をスタートするきっかけとなる出来事を。
「業務の完了」には、業務が完了する条件を。
「補足要件」は、入力/判断・処理/出力以外に留意すべきことを書いておきます。
（※ちなみに補足要件は、あとでシステム要件を決めるときに大変重要なポイントになります。
最後の「制約条件」については、前回の記事で説明した制約条件（diamond.jp/articles/-/143840）のうち、とくにこの業務に関わる制約だけを書き出します。
同じように、すべての箱について要件を記述していくわけです。
以上が、業務要件のあらましです。
ここまで出来れば、要件定義の半分は終わったと言ってよいでしょう。
それなりに手間がかかる作業ではありますが、特に専門的な知識がなくてもできることだと気づくはずです。つまり、要件定義に紐づいた無数のトラブルや裁判は、「誰にでもできることをしっかりやらなかったこと」に大きな原因があると言えるのです。
次回は、業務要件定義の次のステップについて、詳しく説明していきます。
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